Comment centraliser, contrôler, restructurer, accompagner nos clients.

Comment innover, moderniser et respecter ces nouveaux impératifs.

Comment réaliser des économies sans dégrader la qualité, la performance et le confort de travail.

Comment mettre en place des solutions professionnelles qui respectent l’environnement.

En partenariat avec les grands industriels de l’informatique et de la bureautique, FLEXSI accompagne ses clients sur des démarches plus respectueuses de l’environnement.

Une entreprise de conseil opérationnel en optimisation des coûts est parvenue à diminuer le nombre de ses pôles d’impression de près de 60%, réduisant de ce fait leur budget annuel d’exploitation de plus de 40% dans ce même domaine, et tout en proposant à leurs utilisateur un confort d’utilisation optimum.

Ce client possédait un parc d’impression bureautique hétérogène, comprenant près de 60 systèmes d’impression, répartis sur 4 étages. Aucune politique de gestion des pôles d’édition n’avait été mise en place. Conscient de ce constat amer, la direction des systèmes d’information de cette entreprise a décidé de faire appel à un spécialiste de la gestion documentaire.

C’est alors que FLEXSI Ile de France s’est vu confier cette mission, qui s’est déroulée en quatre grandes étapes :

L’étude menée puis déployée par FLEXSI a permis à cette entreprise de réduire de près de 60% ses couts de production documentaire, tout en proposant à ses utilisateurs un confort d’utilisation optimum.

Ce résultat spectaculaire a été obtenu grâce à la mise en place d’une véritable politique de gestion des pôles d’édition :

Implémentation d’une solution logicielle de gestion des impressions, permettant le suivi, puis l'analyse des flux d’impression.

Suppression de 90% des imprimantes locales, pour une centralisation des impressions vers des plateformes numériques multifonctions, multitâches.

Rationalisation des pôles d’impression : Implantation des plateformes numérique mono-marque XEROX, de gamme identique, pour maximiser les coûts de gestion, et ainsi permettre de diminuer leur budget annuel d’exploitation de plus de 40%.

Nous avons rencontré l’un des plus grands cabinets d’avocat parisien, et nous nous sommes vu soumettre à l’une de leurs attentes : fournir à leurs collaborateurs une assistance informatique, réactive et performante, sans pour autant délaisser la gestion de leur architecture serveur.

De nombreux acteurs du marché n’avaient pas su répondre à cette attente stratégique pour le cabinet, essayant de les convaincre de délaisser les utilisateurs pour une administration centralisée du plus important… les serveurs. D’autres proposaient des tarifs volontairement rédhibitoires et non adaptés à la taille de leur structure.

C’est alors que FLEXSI est intervenue, avec une promesse unique devenue une stratégie éprouvée :
« mettre l’utilisateur final au centre de nos préoccupations ».

Nous avons dimensionné, avec le client une offre d’infogérance capable de répondre à l’intégralité de ses attentes, et plus encore :

La solution mise en place par FLEXSI a permis à son client de se concentrer sur son métier, tout en ayant la garantie d’avoir investi dans une solution sécurisée et performante qui satisfait ses collaborateurs.

Après deux ans, nous sommes devenu, pour les utilisateurs, l’assurance d’un service réactif, dont l’externalisation est pour eux la pleine garantie de notre implication et de notre disponibilité pour leur répondre.

Un organisme de gestion de congés touchant 26 000 salariés du secteur, doit être en mesure de maintenir sa prestation de service y compris après un incident majeur comme un incendie, une inondation ou un vol.

Trente personnes composent ce bureau. La directrice nous a demandé d’évaluer les risques et de prévoir les réponses possibles à chacune des possibilités.

Quelques améliorations mineures ont dues être mises en place, quelques procédures internes ont été révisées. Un plan de retour à l’activité a été conçu, capable de ramener cette structure de services public à un état de fonctionnement efficace en cinq jours ouvrés.

Toutes les actions à faire et leurs séquences ont été imaginées, chaque acteur de l’entreprise connait son rôle dans chaque situation, et les solutions de relocation des personnels ont été anticipées.

Nos deux interlocuteurs dirigent une entreprise de vingt personnes spécialisée dans la réfection de « vieilles pierres » et leur maintien en état par l’exploitation de « gîtes historiques ».

Afin de gérer les différents sites répartis aux quatre coins de l’hexagone, les équipes de FLEXSI ont déployé une architecture de réseau privée virtuelle MPLS qui s’appuie directement sur les infrastructures des grands opérateurs de télécommunication.

Dès lors nous avons pu permettre à toutes les entités concernées de travailler ensemble efficacement sur la même plateforme logicielle. Le Back Office a ainsi pu être mutualisé pour plus de cohérence et d’efficacité sans augmentation des charges de structure. Seul le lien internet du site principal a été légèrement renforcé.

Grace à cette organisation, les dirigeants emmènent leur bureau avec eux sur le terrain par l’intermédiaire de leur accès Internet mobile. Ainsi ils peuvent par exemple envoyer, à partir de Lille, un fax pour un contact à Grenoble, en utilisant leur fax parisien.

Grâce à une solution de dématérialisation, conseillée et mise en place par FLEXSI, un de nos clients administrateur de biens a réussi à automatiser son process documentaire et régler sa problématique de stockage, tout en conservant ses habitudes de travail.

La première étape a été d’expliquer à notre client ce qu’est la dématérialisation et plus précisément la différence entre dématérialisation et numérisation d’un document, numérisation déjà largement utilisée en entreprise.
Notre réponse : la dématérialisation apporte une dimension supplémentaire en supprimant tout ou partie du transfert du document dans l’entreprise.

Les enjeux de la dématérialisation qui ont intéressés ce client : accélérer le traitement de l’information, sécuriser et tracer l’information, partager l’information plus facilement, réduire les coûts de gestion.

La véritable force de l’offre de dématérialisation, proposée par les équipes FLEXSI, repose sur une solution construite sur mesure, simple d’utilisation, facile à intégrer à l’ensemble des systèmes d’informations, ce sans surcouts d’infrastructure informatique. Cette solution s’intègre parfaitement aux process de nos clients, en reprenant les logiques de travail existantes.

Cette solution de dématérialisation a permis à notre client de réduire considérablement ses temps de traitement, et donc la satisfaction de ses clients. Retrouver un document numérique représente ainsi quelques secondes aujourd’hui contre deux heures avant implémentation….

La société X, agence de communication de 15 personnes, est constituée d’un bureau central à Lyon, mais concentre une majorité de ses clients en Ile de France. Le bureau de Lyon a le privilège d’abriter un graphiste talentueux, et plutôt aguerri aux problématiques de réseaux informatiques.

Suite à l’audit de fonctionnement réalisé par FLEXSI, il est apparu que ce collaborateur assurait surtout la Hotline des autres utilisateurs de la société, et disposait de ce fait de moins en moins de temps pour se consacrer à ses propres missions. Cette importante valeur ajoutée en tant que graphiste était alors à moitié exploitée.

Il s’épuisait réellement sur les incidents connus par les collaborateurs basés à Paris, n’ayant ni les moyens ni l’expertise pour les assister correctement à distance.

Nous avons alors externalisé toute l’infrastructure en Datacenter, et nous assurons l’infogérance de la solution. L’ensemble est devenu beaucoup plus stable, bien plus disponible, très sécurisé, la Hotline est « professionnelle », et le graphiste est revenu à son vrai métier, celui dans lequel il excelle, au plus grand profit de l’agence.

Au final, le coût de l’hébergement et d’une compétence pointue en administration système et réseaux a été compensée deux fois par la valeur ajoutée récupérée.

Lorsque le directeur informatique de la société A. , spécialisée dans l’ingénierie automobile et leader sur son marché, a contacté FLEXSI, les coûts d’impression suivis par son équipe venaient d’augmenter de 20% .

FLEXSI a proposé un audit précis d’utilisation du système d’impression par poste, avec la gestion de l’antériorité par FLEXSI report.
Après une analyse de la situation, il a été préconisé par l’équipe constituée d’implémenter une solution P Counter ColorQube.
En transformant 45% du volume couleur en noir & blanc, et en permettant aux utilisateurs de contrôler leurs impressions et copies, le TCO ou coût global d’utilisation fut abaissé en deux mois de 37%.
De plus, l’équipe informatique était capable de mesurer en temps réel l’évolution de la consommation et de réaliser un reporting précis auprès de sa direction.
L’étude montrant également qu’un gain de 15% supplémentaire était réalisable en choisissant les matériels XEROX préconisés par FLEXSI, le changement de fournisseur fut acté.
Dès la mise en place des nouvelles plateformes numériques, la solution XEROX Print Services, qui permet une autonomie totale - commande des consommables et des interventions techniques automatique - fut déployée. Les objectifs étaient atteints avec un contrôle et une maîtrise parfaite du client au travers des outils mis à sa disposition.

De plus en plus d’entreprises se tournent vers l’informatique en nuage pour des raisons de coûts, de capacité et de facilité d’utilisation. Le Cloud Computing offre aux entreprises innovantes la capacité d’être plus réactives, d’expérimenter de nouveaux services et de les déployer massivement sans investir dans des salles informatiques.

Par son optimisation, l’informatique en nuage permet de baisser les coûts d’infrastructure pour concentrer les budgets informatiques sur les projets qui impactent directement l’activité de l’entreprise et lui font gagner en compétitivité.
Mais l’avènement de l’informatique en nuage nécessite aussi une gestion différente des données, la matière première de l’informatique et une approche globale, holistique, de la sécurité.

Les équipes de FLEXSI sont à votre disposition pour une analyse de faisabilité.

La société GR. possédait un parc vieillissant de photocopieurs et de PC fixes et portables.
La problématique du directeur général récemment nommé était de changer ces outils pour gagner en productivité, améliorer le confort de travail de ses salariés, réaliser des économies et optimiser la gestion comptable de ce poste.

Après un audit du système d’impression et d’information, FLEXSI a proposé une solution composée de multifonctions permettant une capacité d’impression, de fax, de copie et de numérisation par groupe de travail, en s’engageant sur des délais de réponse précis et mesurables. Les vingt postes informatiques ont été optimisés avec l’installation de serveurs puissants et une solution TSE qui s’affranchit de leur performance.

La politique d’autofinancement qui prévalait et risquait de générer des problèmes de trésorerie a été revue par le choix de la location financière préconisée par FLEXSI.<br />Les partenaires financiers de FLEXSI permettent en effet de valoriser les matériels sur la durée. La société GR. était donc assurée d’avoir des matériels à la pointe tous les trois ans, sans incidence sur les nouveaux dossiers.

Enfin, la reprise du parc existant valorisé auprès des partenaires de FLEXSI a permis à son client de couvrir les six premiers mois de fonctionnement.

Un cabinet d’avocat fonctionnait jusqu’alors sur deux étages, avec six imprimantes, un fax, un copieur imprimante et un scanner.

Après une étude complète menée avec l’aide de FLEXSIreport, un outil d’analyse de flux, et d’un questionnaire précis des habitudes de fonctionnement, FLEXSI a proposé une solution innovante répondant au-delà des besoins initiaux du cabinet : un multifonction A3 permettant l’impression des côtes de plaidoirie - format supérieur au A3 et cartonné - et un autre centralisant les impressions à valeur ajoutée a été installé au second étage.
Il permettait aussi l’impression de documents confidentiels des associés et de la comptabilité, la création de documents finis en cahier A3 agrafés, et le traitement de 80% des volumes.
La fonction télécopie a été améliorée et sécurisée en dématérialisant automatiquement les fax entrants en PDF archivés sur le serveur et distribués aux destinataires. Les fax sortants étant émis directement depuis le logiciel métier sans se déplacer.

La numérisation réseau vers les postes et l’e-mail permet la communication de pièces en un temps record et la reconnaissance automatique de caractère PDF, une reprise facilitée des documents papiers.

La fonction copie a permis de plus, de ne réserver la couleur qu’aux associés tout en ayant la possibilité de l’ouvrir à tout moment à un collaborateur pour un travail précis.

Au rez-de-chaussée enfin, une solution multifonction Xerox ColorQube A4 a permis de facturer 60% du volume couleur en noir et blanc. Le papier à entête a été rapatrié avec une économie de 50% et une souplesse accrue.

Pour couronner l’ensemble, la solution de management des services d’impression a permis à ces deux matériels de commander automatiquement consommables et interventions techniques préventives.
Grace à cette solution d’audit permanent, il est possible de surveiller de près les deux anciennes imprimantes qui ne seront pas remplacées.

Au final c’est un gain de productivité estimé à 30% du coût de la solution qui a été atteint. Le cabinet est devenu une vitrine du fonctionnement optimal de la profession.

La société Z est un des leaders français de la promotion immobilière sur le marché de la nue propriété.
En 2001, ses fondateurs nous avaient demandé de mettre en place une petite infrastructure informatique simple pour vingt collaborateurs. Dix ans plus tard, cette entreprise, toujours cliente de FLEXSI, a fait la démonstration de sa compétence et atteint 100 personnes.

Les prévisions de croissance dans l’année et sur les trois ans à venir laissent imaginer naturellement pour ce groupe un effectif d’une centaine de collaborateurs, et la mise en œuvre d’une régionalisation de ses activités.

Fort d’une connaissance historique du client, FLEXSI a préconisé d’implémenter des solutions de cloud messagerie, de plateformes documentaires et de sauvegarde, tout en conservant sur Paris une salle informatique hébergeant les applications métiers de l’entreprise.

Ainsi tous les «consommateurs» de ressources de son système d’information ont été externalisés et infogérés en salle blanche, afin de lui permettre de gérer l’arrivée des nouveaux collaborateurs, sans avoir à se préoccuper des ressources techniques nécessaires.

Les applications métiers sont restées en local pour une performance optimum au profit de 90 % des utilisateurs.

La SCP ZZ est le leader français des actions juridiques en droit Public. Elle réunit une quarantaine de collaborateurs avocats de très haut niveau. Le cabinet fournit une compétence premium à ses clients.

Les équipes travaillent énormément en «Home office», il est donc important que leur temps perdu sur des problèmes ou des incompréhensions soit limité, et que la pression, déjà forte, ne soit pas accrue par des contingences techniques.

Envisager d’intégrer une vraie compétence pour assister les avocats à l’utilisation de leur poste de travail, personne pour laquelle il n’y aura jamais de moment propice pour prendre des vacances, représente une charge de 60 000 € par an.

Grâce à la mutualisation des administrateurs systèmes et réseaux FLEXSI, ce cabinet dispose depuis dix ans d’une assistance en ligne et/ou sur site illimitée de très haut niveau pour un coût divisé par cinq, une liberté et un confort d’utilisateur optimal.

En 2011, FLEXSI a été consultée par une agence conseil en communication, implantée sur plusieurs sites distants, avec des préoccupations stratégiques que nous avons pu regrouper sous quatre thèmes :

Fort de ses années, FLEXSI a déjà prouvé que les solutions d’impressions peuvent représenter pour une entreprise jusqu’ à 4% de son Chiffre d’Affaires annuel. C’est l’optimisation du parc, et surtout sa gestion quotidienne, qui constituent une véritable stratégie en matière de Management Print Services.

FLEXSI a su mettre en place une démarche en mode projet, grâce à une analyse de l’existant et à une compréhension des fonctions et attentes de chaque site.

Avec cette offre sur mesure, FLEXSI a su répondre aux attentes de notre client, sans contraintes pour ses utilisateurs.

Un de nos clients fut confronté à une problématique de taille : comment organiser le déménagement de 100 personnes en limitant leur temps de non disponibilité tout en profitant de cette opportunité pour optimiser leur système informatique et le nombre de périphériques d’impression.

La difficulté exposée était simple : s’il est aujourd’hui aisé de trouver une prestation de déménagement pour la partie du conditionnement et du transfert de votre informatique, que se passe t’il avant et après cette étape?

Aucun prestataire ne savait répondre : qui traite de la téléphonie, l’Internet, et comment faire pour que tout soit opérationnel lorsque les collaborateurs arrivent au bureau?

Une seule réponse : FLEXSI. Nos équipes ont su mettre en place un process permettant de minimiser l’impact du déménagement sur l’activité, tout en assurant un service sur mesure dans la gestion du projet.

Le déroulement de la mission confiée à FLEXSI fut le suivant :

Grâce à cette gestion globale du projet, notre client a su bénéficier d’un service adapté a ses attentes, sans aucune surprise financière et en respectant ses impératifs de délais.
L’intégralité des fournisseurs en liens avec nos équipes FLEXSI se sont parfaitement accordés avec comme seule priorité : la satisfaction client.

L’entreprise X est spécialisée dans l’aménagement intérieur aérien. Ainsi elle réagence des avions de la marque Falcon, LearJet, Airbus, Boing, pour le compte de sociétés ou de clients fortunés. Elle compte une centaine de collaborateurs implantés sur 4 sites.

Les procédures d’agrément du monde aérien sont drastiques et imposent un niveau de traçabilité maximum pour les composants d’un avion. La sauvegarde des plans, des photos de pièces, des procédures de fabrication et de révision est donc cruciale.

Après étude, FLEXSI a proposé de prémunir l’entreprise contre ce risque en lui proposant de dupliquer un serveur de sauvegarde local directement sur notre infrastructure, le tout sous la forme d’une «machine virtuelle». De surcroît il est prévu que ces sauvegardes fassent également l’objet de tests de restauration réguliers.

Si cette entreprise devait subir un sinistre de type incendie total d’un de ses sites, ce que nous ne lui souhaitons pas, nous serions à même en quelques heures de lui redonner la totalité de ses services informatiques, ce qui lui donnerait la possibilité de fournir des informations souvent vitales pour la poursuite de l’exploitation commerciale des avions.