Modern Workplace

Un cabinet d'avocat leader français des actions juridiques en droit Public réunit une quarantaine de collaborateurs avocats de très haut niveau. Les équipes travaillent énormément en "home office", il est donc important que le temps passé sur des problèmes ou des incompréhensions soit limité et que la pression, déjà forte, ne soit pas accrue par des contingences techniques. Envisager d'intégrer une vraie compétence pour assister les avocats à l'utilisation de leur poste de travail, personne pour laquelle il n'y aura jamais de moment propice pour prendre des vacances, représente une charge de 60.000 € par an. Grâce à la mutualisation de nos administrateurs systèmes et réseaux, ce cabinet dispose désormais d'une assistance en ligne et/ou sur site illimitée de très haut niveau pour un coût divisé par cinq, une liberté et un confort utilisateur optimal.

Un cabinet d'avocat fonctionnait jusqu'alors sur deux étages, avec six imprimantes, un fax, un copieur, imprimante et un scanner.
Après une étude complète et à l'aide d'un outil d'analyse de flux et d'un questionnaire précis des habitudes de fonctionnement, nous avons proposé une solution innovante répondant au-delà des besoins initiaux du cabinet: un multifonction A3 permettant l'impression des côtes de plaidoirie format supérieur au A3 et cartonné et un autre centralisant les impressions à valeur ajoutée a été installé au second étage. Il permettait aussi l'impression de documents confidentiels des associés et de la comptabilité, la création de documents finis en cahier A3 agrafés et le traitement de 80% des volumes. La fonction télécopie a été améliorée et sécurisée en dématérialisant automatiquement les fax entrants en PDF archivés sur le serveur et distribués aux destinataires. Les fax sortants étant émis directement depuis le logiciel métier sans se déplacer.
La numérisation réseau vers les postes et l'e-mail permet la communication de pièces en un temps record et la reconnaissance automatique de caractère PDF, une reprise facilitée des documents papiers.
La fonction copie a permis de plus, de ne réserver la couleur qu'aux associés tout ayant la possibilité de l'ouvrir à tout moment à un collaborateur pour un travail précis.
Au rez-de-chaussée enfin, une solution multifonction Xerox ColorQube A4 a permis de facturer 60% du volume couleur en noir et blanc. Le papier à entête a été rapatrié avec une économie de 50% et une souplesse accrue.
Pour couronner l'ensemble, la solution de management des services d'impression a permis à ces deux matériels de commander automatiquement, consommables et interventions techniques préventives. Grâce à cette solution d'audit permanent, il est possible de surveiller de près les deux anciennes imprimantes qui ne seront pas remplacées.
Au final, c'est un gain de productivité estimé à 30% du coût de la solution qui atteint. Le cabinet est devenu vitrine du fonctionnement optimal de la profession.

Un de nos clients a été confronté à une problématique de taille : comment organiser le déménagement de 100 personnes en limitant leur temps de non disponibilité tout en profitant de cette opportunité pour optimiser leur système informatique et le nombre de périphériques d'impression.
La difficulté exposée était simple : s'il est aujourd'hui aisé de trouver une prestation de déménagement pour la partie du conditionnement et du transfert de votre informatique, que se passe t'il avant et après cette étape ?
Aucun prestataire ne savait répondre : qui traite de la téléphonie, Internet et comment faire pour que tout soit opérationnel lorsque les collaborateurs arrivent au bureau ?
Pourtant nos équipes ont su mettre en place un processus permettant de minimiser l'impact du déménagement sur l'activité, tout en assurant un service sur mesure dans la gestion du projet.

Voici le déroulement de la mission qui nous a été confiée :

Premièrement, une étude préliminaire concernant le site de départ et du projet: locaux, personnels, nouvelle adresse, dates d'échéances, fournisseurs…
Deuxièmement, l'adaptation du nouveau site : téléphonie, Internet, câblage, installation électrique, climatisation, bureaux et implantations des solutions d'impression dans une démarche d'optimisation.
Troisièmement, la prise en compte des impératifs de dates, les faire accepter par tous les prestataires et fournisseurs et assurer un reporting global dans une gestion de projet…
Quatrièmement, la réalisation de la prestation de déconnexion et de reconnexion en dehors des heures ouvrées pour ne pas pénaliser l'activité et se coordonner avec les transporteurs…
Et Cinquièmement, l'accompagnement dans le reprise d'activité post déménagement et assurer un suivi utilisateur et fournisseur.

Grâce à cette gestion globale du projet, notre client a bénéficié d'un service adapté à ses attentes, sans aucune surprise financière et en respectant ses impératifs de délais. Nous avons coordonné l'intégralité des fournisseurs en lien avec nos équipes avec comme seule priorité : la satisfaction de notre client.