Communication unifiée

Grâce à une solution de dématérialisation, que nous avons mis en place, un de nos clients administrateur de biens a réussi à automatiser son processus documentaire et à régler sa problématique de stockage, tout en conservant ses habitudes de travail.

La première étape a été d'expliquer à notre client ce qu'est la dématérialisation et plus précisément la différence entre la dématérialisation et la numérisation d'un document, numérisation déjà largement utilisée en entreprise.

Notre réponse: la dématérialisation apporte une dimension supplémentaire en supprimant tout ou partie du transfert du document dans l'entreprise.

Les enjeux de la dématérialisation pour le client:

Accélérer le traitement de l'information, sécuriser et tracer l'information plus facilement, et réduire ses coûts de gestion.

La véritable force de l'offre de dématérialisation que nous avons proposé, repose sur une solution construite sur mesure, simple d'utilisation, facile à intégrer à l'ensemble des systèmes d'information, sans surcoût d'infrastructure informatique. Cette solution s'intègre parfaitement aux processus de nos clients, en reprenant les logiques de travail existantes.

Cette solution de dématérialisation a permis à notre client de réduire considérablement ses temps de traitement et donc la satisfaction de ses clients. Retrouver un document numérique représente ainsi quelques secondes aujourd'hui contre deux heures avant l'implémentation de notre solution.

Un cabinet d'avocat fonctionnait jusqu'alors sur deux étages, avec six imprimantes, un fax, un copieur, imprimante et un scanner.
Après une étude complète et à l'aide d'un outil d'analyse de flux et d'un questionnaire précis des habitudes de fonctionnement, nous avons proposé une solution innovante répondant au-delà des besoins initiaux du cabinet: un multifonction A3 permettant l'impression des côtes de plaidoirie format supérieur au A3 et cartonné et un autre centralisant les impressions à valeur ajoutée a été installé au second étage. Il permettait aussi l'impression de documents confidentiels des associés et de la comptabilité, la création de documents finis en cahier A3 agrafés et le traitement de 80% des volumes. La fonction télécopie a été améliorée et sécurisée en dématérialisant automatiquement les fax entrants en PDF archivés sur le serveur et distribués aux destinataires. Les fax sortants étant émis directement depuis le logiciel métier sans se déplacer.
La numérisation réseau vers les postes et l'e-mail permet la communication de pièces en un temps record et la reconnaissance automatique de caractère PDF, une reprise facilitée des documents papiers.
La fonction copie a permis de plus, de ne réserver la couleur qu'aux associés tout ayant la possibilité de l'ouvrir à tout moment à un collaborateur pour un travail précis.
Au rez-de-chaussée enfin, une solution multifonction Xerox ColorQube A4 a permis de facturer 60% du volume couleur en noir et blanc. Le papier à entête a été rapatrié avec une économie de 50% et une souplesse accrue.
Pour couronner l'ensemble, la solution de management des services d'impression a permis à ces deux matériels de commander automatiquement, consommables et interventions techniques préventives. Grâce à cette solution d'audit permanent, il est possible de surveiller de près les deux anciennes imprimantes qui ne seront pas remplacées.
Au final, c'est un gain de productivité estimé à 30% du coût de la solution qui atteint. Le cabinet est devenu vitrine du fonctionnement optimal de la profession.

Nos deux interlocuteurs dirigent une entreprise de vingt personnes spécialisées dans la réfection de "vieilles pierres" et leur maintien en état par l'exploitation de "gîtes historiques".

Afin de gérer les différents sites répartis aux quatre coins de l'hexagone, nos équipes ont déployé une architecture de réseau privée virtuelle MPLS qui s'appuie sur les infrastructures des grands opérateurs de télécommunication.

Dès lors, nous avons permis à toutes les entités concernées de travailler ensemble efficacement sur la même plateforme logicielle. Le Back Office a ainsi pu être mutualisé pour plus de cohérence et d'efficacité sans augmentation des charges de structure. Seul le lien internet du site principal a été légèrement renforcé.

Grâce à cette organisation, les dirigeants emmènent leur bureau avec eux sur le terrain par l'intermédiaire de leur accès internet mobile. Ainsi ils peuvent par exemple, envoyer, à partir de Lille, un fax pour un contact à Grenoble, en utilisant leur fax parisien.