Valorisation de vos données et développement d’applications sur mesure

Un de nos clients historique possédait un parc vieillissant de photocopieurs, de PC fixes et portables. La problématique du directeur général récemment nommé était de changer ces outils pour gagner en productivité, améliorer le confort de travail de ses salariés, réaliser des économies et optimiser la gestion comptable de ce poste.

Après un audit du système d'impression et d'information, nous avons proposé une solution composée de multifonctions permettant une capacité d'impression, de fax, de copie et de numérisation par groupe de travail, en s'engageant sur des délais de réponse précis et mesurables. Les vingt postes informatiques ont été optimisés avec l'installation de serveurs puissants et une solution TSE qui s'affranchit de leur performance.

La politique d'autofinancement qui prévalait et risquait de générer des problèmes de trésorerie a été revue par le choix de la location financière que nous avons préconisé. Nos partenaires ont permis en effet de valoriser les matériels sur la durée. Notre client était donc assuré d'avoir des matériels à la pointe tous les trois ans, sans incidence sur les nouveaux dossiers.

Enfin, la reprise du parc existant valorisé auprès de nos partenaires a permis à notre client de couvrir les six premiers mois de fonctionnement.

Nous avons rencontré l'un des plus grands cabinets d'avocat parisien, et nous avons été missionné afin de fournir à leurs collaborateurs une assistance informatique, réactive et performante, sans pour autant délaisser la gestion de leur architecture serveur.

De nombreux acteurs du marché n'avaient pas su répondre à cette attente stratégique pour le cabinet, essayant de les convaincre de délaisser les utilisateurs pour une administration consacrée aux serveurs. D'autres proposaient des tarifs volontairement rédhibitoires et non adaptés à la taille de leur structure.

C'est alors que nous sommes intervenu, avec une promesse unique devenu une stratégie éprouvée: "Mettre l'utilisateur final au centre de nos préoccupations."

Nous avons dimensionné une offre d'infogérance capable de répondre à l'intégralité de ses attentes, et plus encore :
L'accompagnement des utilisateurs et donner enfin une référence en matière d'assistance dans leur quotidien. La gestion des utilisateurs nomades faisant partie intégrante du cabinet en leur apportant la même qualité de service. L'administration des serveurs avec une gestion préventive constante. L'optimisation des solutions éditiques du système d'information.

Un cabinet d'avocat fonctionnait jusqu'alors sur deux étages, avec six imprimantes, un fax, un copieur, imprimante et un scanner.
Après une étude complète et à l'aide d'un outil d'analyse de flux et d'un questionnaire précis des habitudes de fonctionnement, nous avons proposé une solution innovante répondant au-delà des besoins initiaux du cabinet: un multifonction A3 permettant l'impression des côtes de plaidoirie format supérieur au A3 et cartonné et un autre centralisant les impressions à valeur ajoutée a été installé au second étage. Il permettait aussi l'impression de documents confidentiels des associés et de la comptabilité, la création de documents finis en cahier A3 agrafés et le traitement de 80% des volumes. La fonction télécopie a été améliorée et sécurisée en dématérialisant automatiquement les fax entrants en PDF archivés sur le serveur et distribués aux destinataires. Les fax sortants étant émis directement depuis le logiciel métier sans se déplacer.
La numérisation réseau vers les postes et l'e-mail permet la communication de pièces en un temps record et la reconnaissance automatique de caractère PDF, une reprise facilitée des documents papiers.
La fonction copie a permis de plus, de ne réserver la couleur qu'aux associés tout ayant la possibilité de l'ouvrir à tout moment à un collaborateur pour un travail précis.
Au rez-de-chaussée enfin, une solution multifonction Xerox ColorQube A4 a permis de facturer 60% du volume couleur en noir et blanc. Le papier à entête a été rapatrié avec une économie de 50% et une souplesse accrue.
Pour couronner l'ensemble, la solution de management des services d'impression a permis à ces deux matériels de commander automatiquement, consommables et interventions techniques préventives. Grâce à cette solution d'audit permanent, il est possible de surveiller de près les deux anciennes imprimantes qui ne seront pas remplacées.
Au final, c'est un gain de productivité estimé à 30% du coût de la solution qui atteint. Le cabinet est devenu vitrine du fonctionnement optimal de la profession.