Une entreprise de conseil opérationnel en optimisation des coûts est parvenu à diminuer le nombre de ses pôles d'impressions de près de 60%, réduisant de ce fait son budget annuel d'exploitation de plus de 40% et tout en proposant à ses utilisateurs un confort d'utilisation optimum.

Notre client possédait un parc d'impression bureautique hétérogène, comprenant près de 60 systèmes d'impression, répartis sur 4 étages. Aucune politique de gestion des pôles d'édition n'avait été mise en place. Conscient du constat et des fuites de rentabilité, la direction des systèmes d'information a décidé de faire appel à nous en tant que spécialiste de la gestion documentaire.

Notre mission s'est déroulée en quatre grandes étapes:

• Un audit complet des flux d'impression
• une étude et analyse des consommations hebdomadaires et mensuelles par service et par utilisateur,
• un inventaire détaillé des matériels en parc intégrant les amortissements
• Une étude des attentes de l'ensemble des utilisateurs, et de la stratégie de la direction des systèmes d'information.

Nous avons mené une étude permettant:

• L'implémentation d'une solution logicielle de gestion des impressions, permettant le suivi puis l'analyse des flux d'impression.
• La suppression de 90% des imprimantes locales, pour une centralisation des impressions vers des plateformes numériques multifonctions, multitâches.
• La rationalisation des pôles d'impression, c'est-à-dire l'implantation des plateformes numérique mono-marque XEROX de gamme identique, pour maximiser les coûts de gestion, et ainsi permettre de diminuer leur budget annuel d'exploitation de plus de 40%.

Grâce à une solution de dématérialisation, que nous avons mis en place, un de nos clients administrateur de biens a réussi à automatiser son processus documentaire et à régler sa problématique de stockage, tout en conservant ses habitudes de travail.

La première étape a été d'expliquer à notre client ce qu'est la dématérialisation et plus précisément la différence entre la dématérialisation et la numérisation d'un document, numérisation déjà largement utilisée en entreprise.

Notre réponse: la dématérialisation apporte une dimension supplémentaire en supprimant tout ou partie du transfert du document dans l'entreprise.

Les enjeux de la dématérialisation pour le client:

Accélérer le traitement de l'information, sécuriser et tracer l'information plus facilement, et réduire ses coûts de gestion.

La véritable force de l'offre de dématérialisation que nous avons proposé, repose sur une solution construite sur mesure, simple d'utilisation, facile à intégrer à l'ensemble des systèmes d'information, sans surcoût d'infrastructure informatique. Cette solution s'intègre parfaitement aux processus de nos clients, en reprenant les logiques de travail existantes.

Cette solution de dématérialisation a permis à notre client de réduire considérablement ses temps de traitement et donc la satisfaction de ses clients. Retrouver un document numérique représente ainsi quelques secondes aujourd'hui contre deux heures avant l'implémentation de notre solution.

Lorsqu'une entreprise spécialisée dans l'ingénierie automobile et leader sur son marché, nous a contacté, les coûts d'impression venaient d'augmenter de 20%.

Nous avons proposé un audit précis d'utilisation du système d'impression par poste, avec la gestion de l'antériorité.

Après une analyse de la situation, il a été préconisé par nos équipes d'implémenter une solution P Counter ColorQube.

En transformant 45% du volume couleur en noir & blanc, et en permettant à notre client de contrôler ses impressions et copies, le TCO ou coût global d'utilisation a été abaissé en deux mois de 37%.

De plus, l'équipe informatique a la capacité aujourd'hui de mesurer en temps réel l'évolution de la consommation et de réaliser un reporting précis auprès de sa direction.

L'étude montre également qu'un gain de 15% supplémentaire est possible en choisissant les matériels XEROX préconisés, le changement de fournisseur fut donc acté.

Dès la mise en place des nouvelles plateformes numériques, la solution XEROX Print Services, qui permet une autonomie totale - commande des consommables et des interventions techniques automatiques - a été déployée. Les objectifs ont été atteints avec un contrôle et une compréhension des besoins du client grâce à la mise en place d'outils préconisés.