Communication unifiée

Un cabinet d'avocat fonctionnait jusqu'alors sur deux étages, avec six imprimantes, un fax, un copieur, imprimante et un scanner.
Après une étude complète et à l'aide d'un outil d'analyse de flux et d'un questionnaire précis des habitudes de fonctionnement, nous avons proposé une solution innovante répondant au-delà des besoins initiaux du cabinet: un multifonction A3 permettant l'impression des côtes de plaidoirie format supérieur au A3 et cartonné et un autre centralisant les impressions à valeur ajoutée a été installé au second étage. Il permettait aussi l'impression de documents confidentiels des associés et de la comptabilité, la création de documents finis en cahier A3 agrafés et le traitement de 80% des volumes. La fonction télécopie a été améliorée et sécurisée en dématérialisant automatiquement les fax entrants en PDF archivés sur le serveur et distribués aux destinataires. Les fax sortants étant émis directement depuis le logiciel métier sans se déplacer.
La numérisation réseau vers les postes et l'e-mail permet la communication de pièces en un temps record et la reconnaissance automatique de caractère PDF, une reprise facilitée des documents papiers.
La fonction copie a permis de plus, de ne réserver la couleur qu'aux associés tout ayant la possibilité de l'ouvrir à tout moment à un collaborateur pour un travail précis.
Au rez-de-chaussée enfin, une solution multifonction Xerox ColorQube A4 a permis de facturer 60% du volume couleur en noir et blanc. Le papier à entête a été rapatrié avec une économie de 50% et une souplesse accrue.
Pour couronner l'ensemble, la solution de management des services d'impression a permis à ces deux matériels de commander automatiquement, consommables et interventions techniques préventives. Grâce à cette solution d'audit permanent, il est possible de surveiller de près les deux anciennes imprimantes qui ne seront pas remplacées.
Au final, c'est un gain de productivité estimé à 30% du coût de la solution qui atteint. Le cabinet est devenu vitrine du fonctionnement optimal de la profession.

Nos deux interlocuteurs dirigent une entreprise de vingt personnes spécialisées dans la réfection de "vieilles pierres" et leur maintien en état par l'exploitation de "gîtes historiques".

Afin de gérer les différents sites répartis aux quatre coins de l'hexagone, nos équipes ont déployé une architecture de réseau privée virtuelle MPLS qui s'appuie sur les infrastructures des grands opérateurs de télécommunication.

Dès lors, nous avons permis à toutes les entités concernées de travailler ensemble efficacement sur la même plateforme logicielle. Le Back Office a ainsi pu être mutualisé pour plus de cohérence et d'efficacité sans augmentation des charges de structure. Seul le lien internet du site principal a été légèrement renforcé.

Grâce à cette organisation, les dirigeants emmènent leur bureau avec eux sur le terrain par l'intermédiaire de leur accès internet mobile. Ainsi ils peuvent par exemple, envoyer, à partir de Lille, un fax pour un contact à Grenoble, en utilisant leur fax parisien.

Une entreprise de conseil opérationnel en optimisation des coûts est parvenu à diminuer le nombre de ses pôles d'impressions de près de 60%, réduisant de ce fait son budget annuel d'exploitation de plus de 40% et tout en proposant à ses utilisateurs un confort d'utilisation optimum.

Notre client possédait un parc d'impression bureautique hétérogène, comprenant près de 60 systèmes d'impression, répartis sur 4 étages. Aucune politique de gestion des pôles d'édition n'avait été mise en place. Conscient du constat et des fuites de rentabilité, la direction des systèmes d'information a décidé de faire appel à nous en tant que spécialiste de la gestion documentaire.

Notre mission s'est déroulée en quatre grandes étapes:

• Un audit complet des flux d'impression
• une étude et analyse des consommations hebdomadaires et mensuelles par service et par utilisateur,
• un inventaire détaillé des matériels en parc intégrant les amortissements
• Une étude des attentes de l'ensemble des utilisateurs, et de la stratégie de la direction des systèmes d'information.

Nous avons mené une étude permettant:

• L'implémentation d'une solution logicielle de gestion des impressions, permettant le suivi puis l'analyse des flux d'impression.
• La suppression de 90% des imprimantes locales, pour une centralisation des impressions vers des plateformes numériques multifonctions, multitâches.
• La rationalisation des pôles d'impression, c'est-à-dire l'implantation des plateformes numérique mono-marque XEROX de gamme identique, pour maximiser les coûts de gestion, et ainsi permettre de diminuer leur budget annuel d'exploitation de plus de 40%.