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Qu’est-ce qu’une communication unifiée et collaborative ?

26 février 2020

Par Étienne Bompais-Pham dans Blog

Dans le cadre d’un déménagement ou d’une réorganisation, votre prestataire informatique ou de téléphonie vous suggère de déployer un système de communication unifiée. Mais de quoi s’agit-il ? Nous vous expliquons dans cet article ce que cela veut dire, les avantages et bénéfices pour votre organisation et la solution la plus simple et la moins coûteuse à déployer dans votre société, la Microsoft Teams par exemple.

Communication unifiée : définition

Un système de communication unifiée est un ensemble d’outils qui allie communication synchrone (direct), asynchrone (avec une réponse différée) et environnement de travail informatique. Dans les faits, il regroupe :

  • les moyens de communication interpersonnels en temps réel : téléphonie fixe et mobile, visiophonie, pont de conférence audio/vidéo…
  • les outils de travail collaboratif : messagerie instantanée, conférence web, partage et gestion de documents de manière collaborative…
  • l’environnement informatique : messagerie informatique, agenda, traitement de texte, visionnage de présentations…

5 fonctionnalités unifiées

La communication unifiée rassemble 5 grandes fonctionnalités :

  • voix : émettre et recevoir des appels internes et externes, ainsi que des messages vocaux
  • messagerie : envoyer et recevoir des messages textes, au format mail ou instantané
  • conférence : réunir à distance 2 personnes et plus, grâce à l’audio ou à la visioconférence
  • vidéo : voir des personnes distantes, partager des documents
  • mobilité : utiliser les outils de travail et de communication de n’importe où et sur différents terminaux (poste fixe, mobile ou tablette).

Les avantages

A partir d’une même interface, logicielle ou matérielle, l’utilisateur peut travailler de manière collaborative et suivre les interactions relatives à un projet : appels, messages, documents, etc.

Le statut de présence permet de réserver des périodes de tranquillité et de disponibilité à l’utilisateur.

Avec un fonctionnement en équipes, le suivi des projets est simplifié. Dans un même environnement, l’utilisateur retrouve :

  • l’ensemble des acteurs du projet.
  • les échanges concernant un projet,
  • les documents de travail à jour.

Toutes les données sont disponibles de n’importe quel lieu et terminal (poste de travail, smartphone, tablette).

Les bénéfices pour l’entreprise

Les bénéfices sont nombreux :

  • amélioration de la productivité en centralisant les données et les flux de travail
  • amélioration de l’expérience utilisateur en réduisant les points de frictions et en transposant dans le milieu professionnel des méthodes de fonctionnement qu’il connaît dans la sphère privée (cloud, messagerie instantanée, nomadisme, etc.)
  • facilitation du télétravail en mettant à disposition des salariés l’ensemble de son environnement de travail de manière sécurisée et en permettant le travail à distance (visioconférences et documents partagés).

Microsoft Teams : une solution de communication unifiée complète

Microsoft Teams est un outil collaboratif complet, puisqu’il permet :

  • d’échanger des messages instantanées ou différé dans un fil de discussion
  • de communiquer par la voix à 2 ou plusieurs
  • de recevoir et d’émettre des appels avec des numéros locaux
  • d’organiser des audio et visioconférence avec 250 participants maximum
  • de travailler à plusieurs sur un même document, de manière synchrone en partage d’écran, comme asynchrone en partageant des fichiers modifiables en même temps par plusieurs utilisateurs
  • de disposer de ses fichiers de manière sécurisée depuis un ordinateur ou un smartphone, où qu’il se trouve.

Le logiciel est inclus dans certaines offres de Microsoft Office 365 et Microsoft 365. Pour vous accompagner dans le choix de la solution adaptée à votre besoin, dans son implantation et dans le diagnostic général de la data performance de votre organisation, contactez-nous.

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