19 février 2019
Par Un cabinet d’avocat fonctionnait jusqu’alors sur deux étages, avec six imprimantes, un fax, un copieur, imprimante et un scanner.
Après une étude complète, à l’aide d’un outil d’analyse de flux et d’un questionnaire précis des habitudes de fonctionnement, nous avons proposé une solution innovante répondant au-delà des besoins initiaux du cabinet: une solution multifonction A3 permettant l’impression des côtes de plaidoirie format supérieur au A3 et cartonné et une seconde solution centralisant les impressions à valeur ajoutée a été installé au second étage.
Cela permettant aussi l’impression de documents confidentiels des associés et de la comptabilité, la création de documents finis en cahier A3 agrafés et le traitement de 80% des volumes.
La fonction télécopie a été améliorée et sécurisée en dématérialisant automatiquement les fax entrants en PDF archivés sur le serveur et distribués aux destinataires. Les fax sortants étant émis directement depuis le logiciel métier sans se déplacer.
La numérisation réseau vers les postes et l’e-mail permet la communication de pièces en un temps record et la reconnaissance automatique de caractère PDF, une reprise facilitée des documents papiers.
La fonction copie a permis de plus, de ne réserver la couleur qu’aux associés tout ayant la possibilité de l’ouvrir à tout moment à un collaborateur pour un travail précis.
Au rez-de-chaussée enfin, une multifonction A4 à encre solide a permis de facturer 60% du volume couleur en noir et blanc. Le papier à entête a été rapatrié avec une économie de 50% et une souplesse accrue.
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