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Faire le choix d’une multifonctione adaptée à nos besoins

Un cabinet d’avocat fonctionnait jusqu’alors sur deux étages, avec six imprimantes, un fax, un copieur imprimante et un scanner.

Faire le choix d’une multifonctione adaptée à nos besoins


Après une étude complète menée avec l’aide de Flexsi report, un outil d’analyse de flux, et d’un questionnaire précis des habitudes de fonctionnement, Flexsi a proposé une solution innovante répondant au-delà des besoins initiaux du cabinet : un multifonction A3 permettant l’impression des côtes de plaidoirie - format supérieur au A3 et cartonné - et un autre centralisant les impressions à valeur ajoutée a été installé au second étage. Il permettait aussi l’impression de documents confidentiels des associés et de la comptabilité, la création de documents finis en cahier A3 agrafés, et le traitement de 80% des volumes. La fonction télécopie a été améliorée et sécurisée en dématérialisant automatiquement les fax entrants en PDF archivés sur le serveur et distribués aux destinataires. Les fax sortants étant émis directement depuis le logiciel métier sans se déplacer.

La numérisation réseau vers les postes et l’e-mail permet la communication de pièces en un temps record et la reconnaissance automatique de caractère PDF, une reprise facilitée des documents papiers.

  • La fonction copie a permis de plus, de ne réserver la couleur qu’aux associés tout en ayant la possibilité de l’ouvrir à tout moment à un collaborateur pour un travail précis.
  • Au rez-de-chaussée enfin, une solution multifonction Xerox ColorQube A4 a permis de facturer 60% du volume couleur en noir et blanc. Le papier à entête a été rapatrié avec une économie de 50% et une souplesse accrue. Pour couronner l’ensemble, la solution de management des services d’impression a permis à ces deux matériels de commander automatiquement consommables et interventions techniques préventives. Grace à cette solution d’audit permanent, il est possible de surveiller de près les deux anciennes imprimantes qui ne seront pas remplacées.

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Crédit photos : istock - shutterstock. Illustration © ADAM - mentions légales - © Flexsi 2014