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Envoyez une lettre recommandée depuis votre imprimante multifonction

4 août 2020

Par Étienne Bompais-Pham dans Environnement de travail

Malgré son importance, envoyer et recevoir des lettres recommandées représente une contrainte logistique et chronophage. Leur envoi peut être encore plus compliqué si votre bureau de poste est fermé ou a réduit ses horaires d’ouverture, comme cela peut être le cas en période de Covid-19.

Pour vous affranchir de cette corvée, Xerox vous propose son application My Digital Registered Letter (MDRL) qui vous permet d’envoyer un recommandé directement depuis votre imprimante multifonction.

Dans cet article, nous vous présentons son principe, son fonctionnement, ses avantages et la façon de l’installer sur vos machines.

Qu’est-ce que My Digital Registered Letter ?

My Digital Registered Letter est une application qui s’installe sur toutes les multifonctions Xerox. Elle permet d’envoyer, directement depuis votre machine, des recommandés électroniques conformes (norme eIDAS), de même valeur légale qu’un recommandé papier.

Ses avantages

Prix

Le recommandé électronique simple (sans valeur légale probante) coûte 2,49 € et le recommandé électronique avec accusé de réception (avec valeur légale probante) coûte quant à lui 2,99 €. C’est 2 à 5 fois moins cher qu’un envoi papier ou avec une machine à affranchir, et le prix reste le même que la pièce à envoyer contienne une seule page ou un contrat de plusieurs feuillets (limite de poids fixée à 256 Mo).

Rapidité

L’application vous permet de gagner jusqu’à 48 heures de délai de réception de l’accusé de réception. En quelques minutes, votre destinataire reçoit le recommandé. Et quelques minutes après la récupération du pli, vous recevez l’accusé de réception directement dans votre boîte mail.

Confidentialité renforcée

Contrairement à un pli déposé par votre facteur qui peut être réceptionné par un autre membre du foyer, seul le destinataire peut récupérer le recommandé électronique via un système d’analyse de votre pièce d’identité et de reconnaissance faciale conforme au RGPD.

Les preuves d’envoi et de consultation sont automatiquement archivées en ligne pour une durée de 10 ans.

Facilité

Envoyez vos recommandés directement depuis votre bureau, ou de chez vous si vous disposez d’un appareil d’appoint pour le télétravail.

Souplesse

Envoyez vos recommandés à toute heure et de n’importe où. Le destinataire peut choisir de recevoir le courrier recommandé au format papier par la poste, s’il le préfère.

Comment fonctionne l’application ?

L’application communique directement avec le service français AR24 qui permet l’envoi de recommandés électroniques.

Comment fonctionne l’application ?

Comment un destinataire récupère-t-il son recommandé ?

Comment l’installer sur votre multifonction Xerox ?

L’application My Digital Registered Letter est disponible directement depuis l’App Gallery de Xerox. Pour l’installer simplement et rapidement, rapprochez-vous de votre revendeur Xerox qui se chargera de créer un compte pour vous et de vous communiquer la procédure pour installer l’application.

Conclusion

Avec l’application My Digital Registered Letter, fini le temps perdu à se rendre à la poste. Le recommandé électronique est simple, sécurisé, moins cher et plus confidentiel que son format papier. Vous gagnez du temps et de la productivité, mais vous réduisez aussi considérablement les délais de réception du courrier et de son accusé.

Flexsi, revendeur Xerox depuis 28 ans, vous accompagne dans le choix du copieur multifonction compatible et adapté à vos besoins, sa livraison et l’installation des applications essentielles à votre métier. Contactez-nous au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire en ligne pour être mis en relation avec un de nos experts.

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