De l’importance d’améliorer notre organisation digitale

Au fil des années, les outils numériques ont pris une part de plus en plus importante dans nos organisations, le digital prenant le pas sur le physique. Ces nouvelles méthodes de travail se sont déployées dans nos entreprises, car elles promettent économie de temps et d’argent. Malheureusement, ce changement s’est fait de manière anarchique. Il y a celles et ceux qui utilisent des logiciels pour des objectifs qui n’ont pas été prévus, ce qui dégrade la productivité attendue des outils numériques, et celles et ceux qui recourent à des applications spécifiques, souvent gratuites, qui n’ont pas été validées par les services informatiques. C’est ce que nous appelons le Bring Your Own Application (BYOA) ou Bring Your Own Device (BYOD), qui ouvre des failles de sécurité et des risques de fuites de données pour votre organisation, et ce, d’autant plus dans un contexte de télétravail élargi.

Il est donc important, pour la pérennité de nos organisations, de faire le bilan des usages de nos collaborateurs et d’apporter des réponses adaptées à leurs besoins et validées par les services informatiques internes ou externalisés.

L’un des premiers sujets importants à traiter à l’heure actuelle, me semble-t-il, est l’usage de nos messageries professionnelles.

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La boîte mail comme espace de stockage

Alors qu’il s’agit à l’origine d’un système d’envoi et de réception de messages électroniques, la boîte mail est devenue avec le temps l’outil principal des professionnels qui l’utilisent notamment comme espace de stockage de fichiers.

Cet usage soulève plusieurs problématiques en matière de :

• stockage : nous constatons en effet que la plupart des boîtes mail représente un espace de stockage démesuré (50 % à 75 % de l’équivalent de la taille d’un disque dur d’ordinateur), et que la plupart du temps les fichiers joints sont aussi stockés ailleurs (local, serveur, dossiers partagés…) ;
• sécurité informatique : le protocole SMTP par lequel circule les mails n’est pas crypté, nos données sensibles circulent donc sans protection ;
• productivité : comme la boîte mail n’est pas structurée pour stocker des fichiers, il est parfois difficile de retrouver certaines informations et nous perdons souvent du temps à les rechercher ;
• écologie : une entreprise de 100 collaborateurs génère 13,6 tonnes d’équivalent CO₂, soit l’équivalent de 14 allers-retours Paris et New York, rien qu’avec le courrier électronique.

Allez plus loin : Shadow IT : le défi invisible ?

Une pratique simple à mettre en place : utiliser la boîte mail comme une application de transit

Pour alléger l’espace disque de nos ordinateurs et renforcer la sécurité de nos données, il est important de considérer la boîte mail comme une application de transit et de ne plus y stocker les informations importantes et fichiers de travail.

La bonne pratique à respecter est de :

1. classer systématiquement les fichiers que nous recevons dans un espace local ou cloud sécurisé que nous rangeons comme une armoire physique ;
2. supprimer une fois par semaine les éléments dont nous n’avons plus besoin, notamment les sous-dossiers dans lesquels certains mails sont classés automatiquement ;
3. enregistrer les mails importants comme de simples fichiers.

Cette pratique simple à adopter permet de :

• sécuriser nos données : une personne malveillante qui accèderait à notre boîte mail n’aurait accès à aucune donnée sensible ;
• retrouver rapidement nos fichiers depuis n’importe quel terminal si l’on opte pour un dossier cloud tel que Microsoft OneDrive, ou local accessible à distance, comme avec notre solution Team Share.

Par ailleurs, le mot de passe d’accès à votre messagerie ne doit jamais être diffusé à qui que ce soit, et surtout pas à un tiers extérieur, d’autant qu’il donne accès, dans certains cas, à l’outil collaboratif Microsoft Teams.

Quatre semaines pour repenser notre organisation

Les quatre prochaines semaines auront pour conséquence une réorganisation de notre temps de travail. Pourquoi ne pas en profiter pour classer nos dossiers et parfaire notre maturité numérique ?

Pour vous aider dans les usages de la visioconférence, vous pouvez consulter notre article de présentation de Microsoft Teams et celui détaillant les dernières nouveautés de l’application.

Afin de déployer rapidement une méthode de travail hybride au sein de votre organisation (télétravail et travail sur site), vous pouvez consulter notre offre L’Entreprise digitale, ou nous contactez au 01 55 65 17 17, ainsi que via notre formulaire de contact.

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