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Adaptons notre organisation bureautique à nos besoins

25 février 2021

Par dans Éditorial

En 2020, nos modèles d’entreprise ont évolué pour s’adapter aux contraintes sanitaires. Avec la généralisation, puis le maintien du télétravail, l’environnement de travail a été modifié en profondeur. Des postes informatiques professionnels ont été déployés dans le domicile de nos collaboratrices et collaborateurs, les réunions Microsoft Teams, Zoom… se sont généralisées, la téléphonie est devenue nomade et nos bureaux se sont vidés.

Dans ce contexte, un élément fondamental n’a pas ou peu évolué : le parc bureautique (matériels multifonctions, imprimantes et photocopieurs) de nos sociétés. Cependant, le nombre d’impressions dans nos entreprises a chuté de 25 à 30 %, du fait d’un effectif réduit dans les bureaux.

Pour autant, le besoin d’imprimer n’a pas disparu. Malgré les décrets passés ou à venir qui visent à généraliser la gestion électronique des documents, le papier règne encore dans nos entreprises : envoi ou réception de factures, impression de contrats et bulletins de paie, distribution de plaquettes et devis… Cette nécessité décide d’ailleurs souvent le retour au bureau de certains de nos collaborateurs pour réceptionner le courrier, imprimer et envoyer les factures, récupérer des devis à transmettre… et les matériels bureautiques sont aussi devenus des stations de dématérialisation, mais encore très peu des systèmes permettant d’optimiser la gestion électronique des documents (GED).

Malgré ces changements en profondeur dans nos sociétés, le matériel utilisé reste sensiblement le même : l’imprimante multifonctions permettant d’imprimer le grand format (A3), qui n’est que rarement utilisé dans les entreprises (de l’ordre de 5 % du volume d’impressions en moyenne, sauf cas particulier).  

Il est donc temps de repenser l’organisation « PRINT » de nos sociétés pour l’adapter à la réalité des usages et des besoins. La nouvelle organisation des offres bureautiques proposées par les marques (HP, Konica, Canon, Xerox, Sharp, Lexmark…) inclut désormais les équipements multifonctions professionnels limités au format A4 permettant de bénéficier de contrats de maintenance identiques aux matériels multifonctions A3. Vous pouvez conserver ainsi la même productivité, réduire l’encombrement et multiplier les points d’impression tout en diminuant les coûts financiers inhérents. Mais cela permet surtout en outre de pouvoir équiper les collaboratrices et collaborateurs à leur domicile de matériels adaptés, en les intégrant dans la flotte d’entreprise.

Cette gestion de parc optimisée permet de réduire vos coûts, comme nous vous le démontrons dans notre article sur la nouvelle organisation print, mais aussi et surtout de mieux adapter le télétravail aux organisations. Ajoutez à cette solution un système d’envoi postal dématérialisé qui réduit vos coûts et les contraintes de vos équipes, et votre entreprise sera libérée des impératifs matériels qui obligent vos collaborateurs à se rendre sur site, quand la situation sanitaire ne le requiert pas.

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À propos de l'auteur Philippe GRIMMINGER

Philippe GRIMMINGER

Fondateur de Flexsi, Philippe Grimminger conçoit les métiers historiques de l’informatique, la bureautique et de l’audiovisuel comme un ensemble qui doit être au service des organisations, pour améliorer le confort des utilisateurs, leur productivité et, en somme, la réussite des entreprises. C’est ce que nous définissons comme la « data performance ». Flexsi est membre de l’Association pour le Progrès du Management (APM) et du réseau Entreprendre afin de se former, de partager ses compétences et d’accompagner les entreprises dans leur développement.
  

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