Comment accéder à distance à vos fichiers professionnels ?

12 janvier 2021

Par dans Environnement de travail

Vous souhaitez disposer d’un système de partage de fichiers, afin de faciliter la collaboration au sein de votre organisation ? Pour ce faire, le plus simple est de stocker vos données dans un espace numérique auquel vos collaborateurs auront accès, avec plus ou moins de restriction selon leur profil. Vous pouvez les héberger dans :

  • un serveur physique installé dans vos locaux ;
  • un espace cloud privé, c’est-à-dire un serveur physique géré par une entreprise tierce, comme Microsoft, Amazon, Facebook ou OVHCloud.

Où que soient hébergés les fichiers, il est nécessaire, pour la productivité d’une entreprise que les collaborateurs puissent y accéder à distance quand et où ils le souhaitent, et ce en toute sécurité.

Pour que vous puissiez identifier la solution (local ou cloud) qui s’adapte le mieux à votre organisation, nous allons vous présenter :

  • leur fonctionnement ;
  • leurs avantages et leurs limites ;
  • leur coût.

Nous verrons ensemble dans cet article que le cloud a été créé pour cet usage, et que l’accès aux fichiers à distance n’a jamais été aussi simple et sécurisé, grâce à Microsoft SharePoint et OneDrive.

Accéder à ses fichiers hébergés sur un serveur physique

Fonctionnement

Lorsque vos données sont hébergées sur un serveur physique, si vous vous trouvez dans vos locaux et que votre poste de travail est connecté au même réseau que votre serveur, vous avez accès aux fichiers via l’explorateur de fichiers de Windows.

Explorateur de fichiers Windows
Ce cas ne pose pas de difficultés.

En revanche, lorsque vous souhaitez accéder à distance à un serveur physique, il est nécessaire de créer un réseau virtuel (VPN), pour que les postes de travail puissent accéder en sécurité aux données à distance.

L’accès aux fichiers se fait donc via un routeur, qu’il est nécessaire de configurer et de déployer. Chacun des postes de travail devra être équipé d’un logiciel VPN, ce qui nécessite un temps d’intervention et représente donc un coût important pour les entreprises qui souhaitent le déployer. De plus, chaque changement de routeur ou poste de travail nécessitera une réinstallation du logiciel VPN.

Le VPN simule un réseau où le serveur est accessible. Avec ce système, vous accédez à vos fichiers à distance via l’explorateur de fichiers Windows, comme lorsque vous êtes au bureau.

Explorateur de fichiers Windows
C’est le même explorateur Windows que lorsque vous êtes au bureau.

L’accès aux fichiers n’est pas possible depuis un mobile, une tablette ou un poste de travail qui ne dispose pas d’un accès VPN.

Points forts du VPN

  • Solution sécurisée ;
  • Connexion extrêmement rapide à vos documents de travail ;
  • Déploiement rapide d’un accès à distance sur un serveur physique.

Limites du VPN

  • Routeur nécessaire pour fonctionner : matériel à acheter et déployer ;
  • Gestion des accès aux fichiers complexe : nécessite des compétences IT avancées ;
  • Aucune traçabilité des données, ce qui présente un risque de fuite des données ;
  • Reconfigurations fréquentes en cas de non-fonctionnement du VPN ;
  • Configuration VPN, et donc intervention technique, obligatoire pour accéder aux données de l’entreprise depuis l’extérieur ou un appareil tiers.

Coût

Un stockage local implique de nombreux coûts :

  • investissement matériel et logiciel pour constituer le serveur physique ;
  • routeur et licences VPN pour créer une connexion sécurisée ;
  • coûts de maintenance des systèmes en condition opérationnelle, avec les éventuels frais de remplacement en cas de panne.

Les investissements initiaux ne sont pas négligeables suivant les capacités et le stockage dont vous avez besoin. Par ailleurs, ces investissements doivent être renouvelés tous les cinq ans (durée de la garantie de maintenance).

Accéder à ses fichiers hébergés dans un cloud public : exemple avec Microsoft OneDrive et SharePoint

Fonctionnement

En optant pour un stockage sur un cloud public, l’accès à vos fichiers se fait via une plateforme spécifique. Dans le cas de Microsoft, l’accès aux fichiers s’effectuent via deux espaces de stockages des données distincts :

  • OneDrive pour héberger les fichiers propres à un collaborateur. Ces fichiers n’ont pas vocation à être partagés, ils sont accessibles seulement à l’utilisateur du compte. Ce sont les fichiers qui se trouvent à ce jour sur votre poste de travail. 
  • SharePoint pour héberger les fichiers de l’entreprise, qui sont exploités par tous les collaborateurs. Ces fichiers sont partagés, consultés et modifiés par plusieurs collaborateurs. Ce sont les fichiers hébergés sur un serveur physique partagé.

Microsoft OneDrive

L’accès aux données de l’utilisateur stockés sur son espace OneDrive s’effectue via :

  • son explorateur Windows :
OneDrive dans l'explorateur de fichiers Windows
  • le portail web OneDrive :
Portail web de OneDrive
  • l’application mobile Microsoft OneDrive :
Application mobile Microsoft OneDrive

Microsoft SharePoint

L’accès aux données de l’entreprise stockés sur l’espace SharePoint s’effectue via :

  • la gestion des équipes de Microsoft Teams :
    • sur l’application de bureau :
Equipe Microsoft Teams
  • et sur l’application mobile :
SharePoint dans l'application mobile Microsoft Teams
  • un site SharePoint, dont la présentation peut être personnalisée pour correspondre à votre plateforme de marque et constituer une véritable base de données documentaires :
Site SharePoint
  • Vous pouvez même retrouver vos fichiers dans l’explorateur Windows après synchronisation des fichiers depuis Microsoft Teams :
SharePoint dans l'explorateur de fichiers Windows

Points forts du stockage en cloud public Microsoft

Le cloud de Microsoft ayant été créé pour du stockage en toute mobilité, il présente de nombreux avantages, dont :

  • l’accès aux données facile depuis n’importe quel périphérique : ordinateur, tablette, mobile ;
  • une historisation des fichiers qui permet de revenir jusqu’à 30 jours en arrière ;
  • la gestion des accès aux fichiers facile sans connaissance technique ;
  • la possibilité de modifier à plusieurs un fichier en simultané (coédition) ;
  • la non-nécessité de faire une sauvegarde externalisée de vos données, puisqu’elles sont déjà hébergées sur un site distant (attention, nous vous recommandons néanmoins toujours de réaliser une sauvegarde hors ligne régulière, que ce soit pour le cloud et pour les serveurs physiques) ;
  • la possibilité de partager des documents volumineux avec SharePoint, sans passer par des solutions tierces et non protégées comme WeTransfer ;
  • la traçabilité importante des données sur SharePoint, qui vous permet d’être conforme au RGPD ;
  • le partage de dossiers entiers avec vos clients, de les modifier en même temps qu’eux, d’intégrer votre site SharePoint dans une équipe Teams…

Limites du stockage en cloud public Microsoft

  • Une courte formation initiale des utilisateurs est nécessaire pour comprendre le fonctionnement de la solution.
  • Sans définition d’une politique de création d’équipes et de dossiers, l’organisation des dossiers sur SharePoint peut vite devenir anarchique.
  • Une connexion internet est nécessaire pour accéder à vos fichiers, même lorsque vous vous trouvez dans vos locaux.

Coût

Aucun investissement n’est nécessaire, hors frais de migration. Le coût s’effectue à la licence utilisateur. Mieux encore, suivant l’offre de Microsoft 365 dont vous disposez pour utiliser la suite Office, Exchange ou Microsoft Teams, vous disposez déjà d’un espace de 1 To par utilisateur et d’autant pour stocker vos fichiers d’entreprise.

En conclusion

Chaque solution a ses avantages. Un stockage local avec accès VPN vous permet d’accéder plus rapidement à vos dossiers, notamment si vous travaillez sur des fichiers très lourds qui demandent énormément de ressources. En revanche, il représente des coûts substantiels d’investissement et de supervision.

Le stockage en cloud public, comme Microsoft OneDrive et SharePoint, ne représente dans beaucoup de cas aucun coût, est extrêmement simple à utiliser et permet de revenir jusqu’à 30 jours en arrière dans votre travail.

Pour évaluer la meilleure solution pour votre organisation, nos ingénieurs réseaux et infrastructures se tiennent à votre disposition pour chiffrer les différentes solutions et préconiser celle qui s’adaptera le mieux à votre organisation et à vos utilisateurs. Contactez-nous au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire de contact.

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À propos de l'auteur Étienne Bompais-Pham

Étienne Bompais-Pham

« Nul ne doit ignorer l’informatique et ses enjeux. » Responsable marketing et communication de Flexsi, Étienne Bompais-Pham fait en sorte de vulgariser les sujets numériques et informatiques les plus complexes que doivent maîtriser toutes les organisations aujourd’hui pour leur assurer sécurité, productivité et succès. Pour y parvenir, il s’appuie sur l’ensemble des talents que comptent les équipes d’experts de Flexsi.

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