14 septembre 2021
Par La gestion du courrier dans une organisation professionnelle représente une forte contrainte. Tâche à très faible valeur ajoutée, elle fait perdre beaucoup de temps à la personne qui en a la charge : impression double ou triple pour archivage, mise sous pli, affranchissement, dépôt à la poste… Lorsqu’il s’agit d’envoyer des dizaines, voire des centaines, de factures, cette tâche peut prendre des heures. En outre, qu’il s’agisse de courrier simple ou recommandé, leur traçabilité est complexe et leur opposabilité facile par vos clients sans système de suivi du contenu. Enfin, elle impose la présence de vos collaborateurs dans les locaux et limite les possibilités de télétravail.
Pour vous libérer de ces contraintes, il existe une solution sécurisée : l’envoi du courrier en ligne et automatisé avec Resoposte, une marque Docaposte, filiale du groupe La Poste. Nous vous expliquons dans cet article comment la solution fonctionne, les avantages pour vos collaborateurs et votre organisation, et les niveaux de sécurité que vous garantit cette solution.
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Comment envoyer ses courriers professionnels en ligne ?
Que vous deviez envoyer une lettre simple ou recommandée, les opérations à faire par la personne en charge du courrier sont les mêmes. Créez votre document et déposez-le dans l’outil Resoposte. Ce dernier se charge d’identifier à partir de votre base clients (issue de votre ERP ou intranet) l’adresse postale et le type d’envoi requis (électronique ou papier). Il segmente votre fichier et l’adresse en quelques secondes au destinataire. Votre fichier est envoyé par mail, en pièce jointe ou en lien pour le télécharger. Si votre destinataire préfère une réception papier, le réseau de la poste se charge de l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi.
Tous les courriers sont archivés dans l’outil Resoposte, centralisés, sécurisés et horodatés.
Fonctionnement pour l’envoi de lettres simples
Fonctionnement pour l’envoi de courriers recommandés
Envoyez vos courriers recommandés en lettre recommandée électronique (LRE). Cette dernière a la même valeur légale que le recommandé postal traditionnel. Opérée par AR24, filiale de Docaposte et intégré à la solution Resoposte, la LRE qualifiée eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) permet l’envoi de vos courriers recommandés sans vous déplacer, tout en offrant une traçabilité en temps réel.
La lettre recommandée électronique revêt une valeur probatoire supérieure, car sa traçabilité vous permet de prouver le contenu du courrier recommandé, chose impossible en envoi courrier standard.
Par ailleurs, la vérification de l’identité du destinataire par vidéo vous permet, en cas de contestation, de prouver l’identité de la personne ayant ouvert le recommandé.
Fonctionnement
Cadre juridique de la lettre recommandée électronique
« La LRE bénéficie d’une présomption de fiabilité dès lors qu’elle est acheminée par un service d’envoi recommandé électronique qualifié. Les services d’envoi recommandé électronique qualifiés satisfont aux exigences légales et techniques de l’article 44 du Règlement eIDAS. »
Article 43 et 44 du Règlement eIDAS
« L’envoi de recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement eIDAS. »
Article L.100 du Code des postes et des communications électroniques
Bénéfices
Pour vos collaborateurs, l’envoi en ligne permet de :
- remplacer l’utilisation de documents papier, pour simplifier les processus interne de traitement documentaire, d’archivage et de recherche documentaire ;
- gérer l’envoi du courrier à distance, même en cas de travail à domicile ;
- réduire le temps de travail sur les tâches répétitives et sans valeur ajoutée ;
- simplifier la recherche documentaire dans les archives ;
- réduire l’ennui des tâches ingrates ;
- réduire le stress de la recherche documentaire et de la perte de documents importants.
Pour votre organisation, l’automatisation de l’envoi des courriers permet de :
- réduire les coûts pour les envois recommandés supérieurs à 20 grammes ;
- tracer la lecture des courriers et de renforcer leur valeur probatoire ;
- archiver aisément vos courriers ;
- vous affranchir des délais postaux, avec un envoi instantané des courriers simples et recommandés.
Sécurité
La LRE est conforme au règlement eIDAS et qualifiée par l’ANSSI : seul un tribunal peut demander l’accès aux preuves de consultation.
Les données sont sécurisées et hébergées en France.
Solution fiable et éprouvée
Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste, est le spécialiste reconnu dans la GED, l’échange de courriers multicanal, le backup pour tout type d’entreprises. Ses dix ans d’existence et ses 5 000 clients vous assurent un service reconnu.
En conclusion : simplicité, productivité et sécurité
Renforcez la productivité de votre organisation avec un système 100 % automatisé qui permettra à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Simple et intuitive, la plateforme est facile à prendre en main.
Partenaire agréé d’Eukles, nous pouvons déployer la solution, la connecter à votre logiciel métier, paramétrer les différents flux de travail et former vos équipes à leur utilisation. Contactez-nous au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire en ligne pour plus d’informations.
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