Préparez vos vacances pour assurer la continuité de votre activité

Les congés d’été sont là ! C’est une période propice pour nous reposer et préparer la rentrée. Mais avant de partir, nous devons nous organiser, car la vie de l’entreprise continue. En cas de nécessité, comment faire pour accéder à nos données (fichiers bureautiques, applications métier…) ? Le numérique permet de soulager les esprits sans alourdir les valises. Je vous présente ci-dessous quelques solutions simples et efficaces à mettre en œuvre.

Je profite de l’occasion qui m’est donnée pour vous souhaiter un bel été.

Accédez à distance aux fichiers partagés avec Microsoft Teams et OneDrive

Si vous disposez de Microsoft Teams, installez l’application sur votre téléphone pour accéder à l’ensemble des documents partagés directement sur votre smartphone. Si vous ne disposez pas de smartphone, vous pouvez retrouver l’ensemble de vos applications et métier sur le portail web de Microsoft (https://login.microsoftonline.com/). Pensez à noter votre identifiant et mot de passe.

Si vos données sont stockées sur un dossier partagé en local, vous pouvez mettre en place une solution afin d’accéder à vos documents de manière sécurisé (Team Share by Flexsi), de la même façon que si vous vous connectiez à Microsoft OneDrive, SharePoint Dropbox ou Google Drive.

Mettez en place un système d’automatisation des tâches

Un système de gestion électronique des documents (GED) comme Zeendoc vous permet de gérer à distance l’ensemble de vos documents professionnels : courriers entrants, factures clients et fournisseurs, fiches de paie, notes de frais, etc. Il intègre en outre un système de classification automatique des documents et des scénarios de validation. Ainsi, le collaborateur qui assure votre intérim pendant votre absence n’aura qu’à cliquer sur une touche de votre système d’impression pour que les bons intervenants soient notifiés et invités à traiter ledit document.

Si votre GED est couplée à un système de gestions du courrier sortant comme Resopost par Eukles, en cas d’urgence, vous pouvez envoyer votre courrier directement depuis votre ordinateur portable, où que vous vous trouviez.

Prenez un ordinateur portable et déployez un accès sécurisé

Si votre ordinateur portable personnel vous suit, faites installer sur une session distincte un accès à un bureau virtuel sécurisé par un accès VPN. Sinon, emportez votre ordinateur portable professionnel.

Pour éviter toute intrusion ou fuite de données, privilégiez le partage de connexion pour vous connecter à internet : les réseaux gratuits proposés présentent des risques de sécurité. Pensez à adapter vos abonnements mobiles si vous êtes à l’étranger.

Nos articles du mois

Pour cette newsletter d’été, nous vous proposons une sélection d’articles qui vous aideront à préparer vos vacances et nos traditionnels articles mensuels.

• Microsoft Teams : 16 nouveautés de juin que vous allez adorer
• Quelles solutions mettre en œuvre pour utiliser vos lignes fixes professionnelles sur votre portable ?
• Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (GED) ?
• Comment accéder à distance à vos fichiers professionnels ?
• Organiser son déménagement informatique en 8 étapes
• Ransomware : 16 mesures à prendre pour protéger votre organisation
• Qu’est-ce que l’Enterprise mobile management (EMM) ?

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