Organiser son déménagement informatique en 8 étapes

Les déménagements rythment la vie d’une entreprise au gré des mouvements du personnel, des changements de méthode de travail ou de nouvelles orientations stratégiques. Ceux-ci nécessitent une organisation millimétrée pour superviser tous les aspects d’un transfert d’activité. Dans cette logistique, une étape ne doit pas être négligée : le transfert informatique qui constitue l’organe vital de votre société. Celle-ci est très sensible, car elle mobilise des compétences hautement qualifiées, une planification rigoureuse et du personnel conséquent sur une très courte période. Il faut donc la mener en différentes étapes afin que votre organisation n’en pâtisse pas.

C’est pourquoi nous allons vous présenter les 8 grandes étapes à respecter pour réussir votre déménagement informatique.

1. Impliquer l’équipe informatique dans le choix du nouveau site

Il est indispensable que l’équipe informatique soit intégrée dans le projet de déménagement dès l’établissement du cahier des charges. Elle doit ensuite valider le futur site, afin de s’assurer que la configuration des locaux correspond aux besoins de l’entreprise pour l’installation de la nouvelle salle de serveurs, la téléphonie fixe et la connexion internet pour garantir que le débit suffise pour permettre le travail collaboratif et/ou dans le cloud.

2. Anticipez le raccordement téléphonique et internet

Une fois le site identifié, l’équipe informatique doit œuvrer le plus tôt possible pour organiser le raccordement téléphonique et internet, afin de disposer des liens nécessaires au moment de l’installation du local informatique.

3. Repensez votre organisation informatique

Un déménagement est l’occasion de revoir l’ensemble de l’organisation informatique pour la moderniser, l’adapter aux nouvelles méthodes de travail et anticiper les futurs changements. C’est l’occasion de revoir l’infrastructure, l’ergonomie des postes de travail, l’organisation bureautique et l’affichage dynamique.

a. Infrastructure

Repensez votre infrastructure, en optant par exemple pour un fonctionnement hybride cloud/on-premise (infrastructure locale) afin de renforcer :

• votre sécurité : PRA/PCA dans le cloud, mise en place d’authentification multifacteurs…
• la pratique du télétravail en déployant des solutions de travail collaboratifs comme Microsoft Teams : dossiers partagés et sécurisés par système de contrôle et de limitation des accès, co-éditions, solutions de suivi de projets…
• la collaboration hybride : déploiement de systèmes de visioconférence assurant qualité audio et visuelle, permettant l’affichage des présentations et des interlocuteurs à distance, système de connexion rapide au compte utilisateur Microsoft Teams pour gagner en efficacité et en confort d’utilisation…

b. Ergonomie du poste de travail

Établissez l’inventaire de votre parc informatique, remplacez les stations de travail non supportées ou vieillissantes. Repensez l’organisation des postes de travail en proposant des ordinateurs portables pour le télétravail, des stations d’accueil avec double écran pour améliorer le confort des utilisateurs, des accessoires de visioconférence renforçant la qualité du travail à distance, comme un micro-casque sans fil ou une webcam HD…

c. Bureautique

Un changement de locaux implique une reconfiguration des espaces. Faites le point avec votre prestataire pour optimiser l’organisation bureautique. Envisagez par exemple la mise en commun d’appareils A3 pour un plateau et le déploiement de multifonctions A4 intégrés à votre parc de maintenance dans les services pour réduire vos coûts, adapter l’équipement aux usages réels et améliorer le confort de vos collaborateurs.

d. Affichage dynamique

Mettez en place un affichage dynamique sur l’ensemble de votre nouveau site pour digitaliser l’information et communiquer sur les tableaux de bord en interne.

4. Établissez un plan d’action prévisionnel

À partir des décisions prises, bâtissez un plan d’action prévisionnel découpé en différents scénarios qui tiennent compte des contraintes des prestataires qui devront intervenir. Découpez le plan d’actions en différentes étapes organisées. Fixez des délais pour chacun d’elles.

Désignez un coordinateur qui pilotera les équipes, suivra l’avancée des travaux et communiquera auprès des différentes directions.

5. Organisez le transfert avant le déménagement des équipes

Le déménagement informatique est une opération délicate qui ne s’improvise pas. Il doit être réalisé par différents professionnels qui vont devoir œuvrer ensemble pour préserver la continuité de l’activité :

• les déménageurs qui déplaceront le matériel ;
• les équipes informatiques qui débrancheront les équipements dans les anciens locaux et les rebrancheront dans les nouveaux ;
• le prestataire bureautique qui se chargera lui-même de déménager les équipements multifonctions.

Nous vous recommandons d’installer les services de manière anticipée sur le nouveau site afin de contrôler leur bon fonctionnement et de n’effectuer qu’une bascule le moment voulu, pour réduire le temp d’indisponibilité.

a. Infrastructure et réseau

Si le nouveau site nécessite des travaux d’aménagement, intégrez dans le cahier des charges le câblage courant fort/courant faible, le local informatique et l’ensemble des équipements connectés au système d’information : contrôle d’accès, système de pointage, alarmes, bornes wifi, liens internet, écrans d’affichage dynamique…

b. Appareils multifonctions

Pour des questions d’assurance et de responsabilité, les imprimantes multifonctions ne peuvent être déplacés que par le prestataire en charge de leur maintenance. Organisez donc leur déménagement ou l’installation des nouveaux équipements avec votre prestataire.

6. Informez toutes les directions

Une fois la date de déménagement arrêtée, informez toutes les directions du déroulement des opérations, afin de permettre aux équipes de s’organiser et de réajuster le plan d’action si nécessaire.

7. Mettez en place la nouvelle organisation informatique

Quelques jours ou semaines avant le déménagement, déployez l’ensemble de l’informatique comme arrêté en amont. Mettez en place un suivi de l’état d’avancement pour détecter le plus tôt possible tout élément pouvant retarder le déménagement.

Pour prévenir tout incident le jour j, prévoyez un plan de reprise d’activité (PRA) spécifique à l’opération.

8. Le jour j, installez les nouveaux postes de travail

Le jour j, faites en sorte que le support informatique soit disponible pour l’installation des postes nomades, accompagner les utilisateurs à la prise en main de leurs nouveaux équipements ou se tenir à leur disposition en cas de problème d’installation.

En conclusion : préparer pour réussir

Un déménagement est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise. Parce que l’informatique est l’organe vital de votre organisation, son transfert nécessite anticipation, communication et expertise. Pour réussir le vôtre, intégrez tous les acteurs qui interviendront le plus tôt possible, afin d’identifier tous les points d’accroche qui pourraient survenir, identifiez un coordinateur qui bâtira et suivra un plan d’action millimétré, et communiquez à chaque étape du projet.

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