Comment poursuivre son activité quand les transports en commun sont immobilisés ?

De grandes manifestations peuvent entraîner de grands dysfonctionnements. Pour y faire face, vous sondez vos salariés pour savoir qui sera impacté. Pour ceux qui viennent en scooter, à vélo ou à pied, la question ne se pose pas. Pour les autres, a fortiori vos employés qui habitent en banlieue, la question n’est pas la même. Vous pouvez leur demander de poser un jour de RTT ou de congé, mais qu’advient-il de votre activité et de vos clients ?

Chez Flexsi, nous avons la solution : passez à l’environnement de travail digitalisé. C’est possible. Cela demande seulement de l’anticipation, de l’organisation et d’un peu d’aide. Et pour cela, nous pouvons vous aider.

Nous allons vous expliquer comment moderniser vos équipements pour permettre à vos salariés de travailler n’importe où.

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Digitalisez votre entreprise et améliorez la performance de vos équipes, qu’elles soient au bureau ou à la maison

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Poste de travail mobile

Ordinateur portable

Remplacez vos postes fixes par des ordinateurs portables. Vos salariés pourront les emporter chez eux pour faire du télétravail si nécessaire.

Afin de permettre le travail collaboratif à distance, optez pour des postes avec micro et webcam intégrés (pensez à installer un cache pour éviter que vos collaborateurs soient filmés à leur insu).

Installer sur le bureau de vos collaborateurs :

• 1 ou 2 moniteurs pour une ergonomie au poste de travail améliorée
• leurs périphériques habituels : claviers et souris
• 1 station d’accueil qui leur permettra de brancher un seul câble USB pour se connecter à leurs écrans, leurs périphériques et au réseau de l’entreprise.

Sécurité du poste

Pour éviter toute perte de donnée, prévoyez :

• un accès à l’environnement via une authentification forte :
  • authentification à 2 facteurs : 1 mot de passe et 1 code unique envoyé sur le téléphone portable
  • authentification sans mot de passe, avec des clés comme Yubikey
• un chiffrement des disques durs, par une technologie du type BitLocker, inclus sans licence additionnelle dans Windows 10.

Téléphonie sur IP

Optez pour une téléphonie sur internet (VOIP). Des solutions telles que 3CX ou Microsoft Teams proposent une application permettant de passer des appels avec le numéro de la ligne fixe de votre entreprise ou d’effectuer des renvois. Cela permet à distance à vos collaborateurs de :

• décrocher son téléphone fixe
• appeler avec son numéro professionnel
• de transférer des appels à distance à un collaborateur de l’entreprise et, donc, de gérer un standard téléphonique.

Ces options vous permettent donc de décentraliser toutes les fonctions de votre entreprise.

Réunions à distance grâce à des outils de travail collaboratif

Il n’est plus nécessaire de se réunir dans une même salle pour mener des réunions à plusieurs. Des solutions simples facilitent le travail collaboratif à distance.

Équipement

Installez dans votre salle de réunion :

• 1 grand écran pour voir les personnes à distance et/ou partager avec elles votre bureau ou une application métier
• 1 système audio ou des micros déportés pour que tout le monde vous entende
• 1 caméra grand angle, comme celle proposée par Jabra qui permet de voir tous les participants, même dans les petites salles.

Pour les personnes à distance, la webcam intégrée à son portable suffira. Pour améliorer la qualité du son, vous pouvez les équiper d’un casque avec micro intégré, idéal aussi pour passer des appels.

Logiciel

Microsoft propose une solution idéale : Teams. Elle vient remplacer Skype Entreprise. Elle reprend les fonctionnalités de chat, d’audio et de vidéo-conférence, auxquelles s’ajoutent des options pratiques pour le travail à distance :

• création d’équipe pour des projets ou créer des silos de communication par service
• espaces de stockage de fichiers par équipe et projet
• intégration d’applications comme Excel, Word, Planificateur… modifiables par plusieurs personnes en même temps.

Dossiers partagés et sécurisés à distance

Pour que chaque collaborateur dispose à distance de tous les fichiers nécessaires à son activité, la première étape consiste à dématérialiser tous vos documents papier (factures, devis, contrats, etc.).

Si ce n’est pas fait, vous avez jusqu’au 1^er janvier 2020 pour passer à la facturation électronique. Nous vous expliquerons tout dans un prochain article.

Pour éviter les doublons (et les frais de stockage inhérents), centralisez vos documents sur un serveur accessible à distance, dans du Cloud public comme Azure, du Cloud natif ou « on premise », des serveurs installés dans vos locaux accessibles partout de manière sécurisée.

Pour encrypter vos données, gérer les accès, permettre de travailler sur un même document à distance… optez pour une solution comme Team Share.

En conclusion : un peu de préparation

Pour ne plus être dépendant des transports publics ou de la météo, préparez-vous. Au moment de changer votre équipement, auditez votre utilisation et anticipez vos besoins futurs.

Non seulement vous pallierez une immobilisation ponctuelle, mais en plus vous faciliterez votre recrutement. En effet, la mobilité est un critère important pour la nouvelle génération qui attend de sa nouvelle entreprise de pouvoir faire du home ou du flex office de manière régulière. Si vous souhaitez la recruter (elle représentera 50% de la population active en 2020), vous devez pouvoir répondre à son besoin.

Besoin d’aide dans l’audit de votre entreprise ? Flexsi peut vous accompagner, du diagnostic de votre environnement de travail, au déploiement des bonnes solutions. Contactez nos experts.

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