Comment choisir son imprimante multifonction d’entreprise ?

11 février 2021

Par dans Environnement de travail

Vous souhaitez renouveler votre parc d’imprimantes ou de multifonctions, l’optimiser ou investir dans votre premier appareil, mais vous êtes perdu face aux multiples caractéristiques techniques des périphériques multifonctions présents sur le marché ? Spécialiste de l’impression depuis presque 30 ans, nous allons vous éclairer sur les éléments techniques dont vous devez tenir compte.

Avant d’entrer dans le détail, voici la liste des éléments qui devront devenir vos critères de choix pour votre ou vos futures imprimantes :

  • couleur ou noir et blanc ;
  • vitesse d’impression et de numérisation ;
  • formats d’impression ;
  • fonctions matérielles : impression, scanner et/ou copieur ;
  • logiciel de reconnaissance des caractères ;
  • outil de management des imprimantes et périphériques multifonctions
  • mécanisme de sécurité : « Pull Printing ».

Couleur ou noir et blanc

HP A4 PageWide

Le premier critère à définir est votre utilisation de l’impression couleur. La question se pose bien sûr si vous n’imprimez qu’en noir et blanc (auquel cas vous opterez pour une imprimante noir et blanc), mais pas seulement.

Certaines technologies, comme le Hewlett Packard Page Wide, dont les rendus couleur sont équivalents à de l’impression laser, nécessite que minimum 30% des pages imprimées soient en couleur. En effet, pour offrir un rendu de couleur époustouflant, l’encre utilisée est liquide. Le risque est donc que l’encre sèche si les cartouches couleur ne sont pas utilisées.

Période d’impression continue ou discontinue

Selon que l’imprimante fonctionnera tous les jours, toute l’année, ou qu’elle connaîtra une longue période d’arrêt, comme pendant les vacances scolaires, certaines technologies conviendront ou non. Pour reprendre l’exemple précédent, une technologie HP Page Wide ne correspondra pas si le matériel est inutilisé pendant une certaine période.

Vitesse d’impression et de numérisation

Adaptez la vitesse d’impression à la quantité de pages que vous imprimez par jour pour éviter les files d’attente devant le photocopieur multifonction.

En plus du nombre de pages par minute, évaluez le nombre d’impressions par personne. En effet, pour certains métiers, disposer d’une imprimante personnelle à proximité du poste de travail permet de limiter le nombre d’allers-retours pour récupérer les impressions.

Il en va de même pour la numérisation. Selon la quantité de documents que vous devez scanner, opter pour une technologie du type HP Flow, qui diminue par 2 la vitesse de numérisation, peut faire sens.

Format d’impression et fonctions matérielles

HP A3 PageWide

Il existe 2 formats d’impression :

  • le A4 qui ne peut imprimer que du papier de type courrier ;
  • le A3 qui permet des impressions A3 et A4.

Si vous n’imprimez jamais de grands formats, un matériel A4 suffit.

Comme pour le format, selon vos besoins, il existe 3 grands types de fonctions matérielles :

  • impression ;
  • numérisation ;
  • copieur.

Ces besoins sont communs à tous les métiers et services. Avant d’investir dans plusieurs imprimantes multifonctions, évaluez la pertinence de proposer à tout le monde le même équipement. Vous pouvez équiper un étage d’un multifonction impression-numérisation-copieur et certains services de périphériques spécifiques selon leurs besoins.

Sachez aussi que des multifonctions disposent d’une fonction fax, encore essentiel pour certains métiers. D’autres peuvent relier, agrafer vos documents… Listez donc bien vos besoins : certaines options peuvent considérablement améliorer le quotidien de vos collaborateurs.

Outil de reconnaissance des caractères

Le changement d’équipement est le bon moment pour repenser son mode de fonctionnement et moderniser ses pratiques. Un outil de reconnaissance des caractères intégré à votre multifonction est souvent le démarrage d’une gestion électronique des documents. La technologie de reconnaissance des caractères (OCR) permet de numériser vos documents papier en formats modifiables, d’ajouter des métadonnées permettant de les retrouver rapidement, etc. Cela génère des gains en productivité et en confort pour vos équipes.  

Modalité des numérisations

Dans la plupart des cas, le scan to mail est utilisée. Cependant, sachez qu’il existe des solutions simples de numérisation avec un système de workflow et de classement automatique des documents numérisés dans des dossiers spécifiques partagés avec des applications métiers.

Aller plus loin : Dématérialisation : des solutions simples pour un sujet qui paraît complexe

Outils de management des imprimantes et périphériques multifonctions

Si vous disposez de plusieurs imprimantes, réfléchissez également à un outil de management centralisé, pour gérer les mises à jour, les configurations, etc. En effet, au même titre qu’un poste de travail, une imprimante mal configurée peut devenir la porte d’entrée de cyberattaques.

HP Pull Printing

Le pull printing pour garantir la confidentialité des données de votre entreprise

Des documents attendent souvent longtemps leur propriétaire dans le bac de l’imprimante, à la vue du premier venu, quand ils ne sont pas oubliés. Or ceux-ci peuvent contenir des informations sensibles.

Pour y remédier, mettez en place un système de pull printing qui libèrent les impressions uniquement quand le propriétaire a badgé sur le périphérique multifonction. Finies alors les impressions oubliées et les documents laissés à la vue de tous !

L’imprimante n’est pas un simple périphérique

L’imprimante n’est pas un périphérique comme les autres. Il est souvent vu comme un centre de coût important, alors que, bien choisie, elle améliore considérablement la productivité de votre entreprise. Parce que chaque option génère des impacts négatifs et positifs par la suite sur votre organisation, il est important de faire le bon choix.

Spécialistes de l’impression depuis presque 30 ans, nos experts peuvent vous aider à diagnostiquer vos besoins et prendre les bonnes décisions. Avec nos offres de maintenance locative et de coût à la page, imprimez ; nous nous occupons de la gestion de vos consommables, des pièces de rechange (four, récupérateur de tonner, etc.), et de son maintien en condition opérationnelle. Contactez-nous au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire de contact.

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À propos de l'auteur Étienne Bompais-Pham

Étienne Bompais-Pham

« Nul ne doit ignorer l’informatique et ses enjeux. » Responsable marketing et communication de Flexsi, Étienne Bompais-Pham fait en sorte de vulgariser les sujets numériques et informatiques les plus complexes que doivent maîtriser toutes les organisations aujourd’hui pour leur assurer sécurité, productivité et succès. Pour y parvenir, il s’appuie sur l’ensemble des talents que comptent les équipes d’experts de Flexsi.

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