Dématérialisation : des solutions simples pour un sujet qui paraît complexe

Depuis le 1^er janvier 2020, quelle que soit la taille de votre entreprise, votre organisation doit pouvoir accepter et traiter les factures électroniques adressée par des sociétés extérieures, comme nous vous l’expliquions dans notre article consacré à la dématérialisation. Cela requiert pour votre organisation de mettre en place une gestion électronique des documents (GED).

Pour beaucoup, ce sujet évoque en premier lieu des solutions matérielles ou logicielles à mettre en place, de numérisation, d’impression, de traitement des données… Cela suppose donc de nouveaux investissements, du temps et un accompagnement au changement d’un personnel déjà bien chargé par ailleurs.

C’est un sujet qui devient majeur pour votre entreprise et dont la mise en place est souvent repoussée, car elle doit s’accompagner de modifications d’organisation en interne.

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Vous disposez déjà du matériel nécessaire

Pourtant, vous disposez déjà de l’environnement de travail nécessaire au déploiement de la GED. Vous possédez du matériel de numérisation avec vos copieurs multifonctions. Vos fichiers électroniques peuvent en toute simplicité être intégrés à l’ERP dans lequel vous avez déjà investi.

Si vous n’avez pas besoin de matériel, que vous faut-il alors ? Du temps et de l’expertise pour analyser votre fonctionnement et vos besoins. Là réside l’expertise de Flexsi. Notre rôle est celui d’un chef d’orchestre :

• un diagnostic de data performance nous permet de tracer le parcours d’un document dans une entreprise
• nous vous formulons des préconisations à mettre en place pour améliorer l’environnement de travail et rationnaliser le traitement des données
• nous vous accompagnons dans la mise en place des actions et dans la conduite du changement.

Investir du temps pour gagner en productivité

Les solutions sont simples à mettre en place et la dématérialisation génère un gain de productivité : meilleur suivi des dossiers, recherche aisée via le moteur de recherche, élimination des doubles traitements, etc.

Une des premières étapes à mettre en œuvre est pourtant simple : la gestion électronique des courriers entrants. Un deuxième aspect devient réglementaire : la mise en place de portails clients pour mettre vos factures au format électronique à disposition de vos clients. Nous avons les solutions correspondant à vos besoins. Contactez-nous.

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