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FLEXSI, la Data Performance

Le blog de la Data Performance

6 décembre 2019

Dématérialisation des factures obligatoire au 1er janvier 2020 : ce que vous devez savoir

À compter du 1er janvier 2020, toutes les entreprises doivent pouvoir accepter les factures électroniques. Il ne s’agit pas de recevoir les factures papier en PDF. Un système d’authenticité, de lisibilité et de traçabilité doit être mis en place pour être conforme à la loi.

Nous vous expliquons comment.

Que dit la loi ?

La loi Macron du 6 août 2015 (loi 2015-990 du 6 août 2015) impose aux entreprises privées d’accepter la réception des factures sous format électronique qui leur sont transmises par d’autres entreprises privées.

Le calendrier de mise en place de cette obligation est le même que pour les marchés publics, à savoir :

  • depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques
  • depuis le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire
  • depuis le 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises
  • à compter du 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.

La loi de finances pour 2020 envisage cependant une extension de la facture électronique au secteur privé dans le B2B selon un calendrier qui pourrait débuter dès le 1er janvier 2023.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

En application du VI de l’article 289 du Code général des impôts (CGI), une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu’il soit.

Pour qu’une facture soit une facture électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique. Cela implique que les systèmes de l’émetteur (distributeur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Par conséquent, une facture initialement conçue sur support papier, puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique, mais une facture papier. De la même façon, une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.

Les conditions

Une facture électronique tient lieu de facture d’origine, à condition d’être acceptée préalablement par l’acheteur. Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve (ex : formulaire de consentement). Une simple information du passage à la facture électronique de l’acheteur ne suffit pas.

L ‘authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l’intégrité du contenu doivent être garanties et assurées par l’émetteur et le récepteur de la facture :

  • par « authenticité de l’origine » de la facture, il faut entendre l’assurance de l’identité de l’émetteur de celle-ci. Fournisseur et client ont l’obligation d’assurer l’authenticité de l’origine d’une facture.
  • par « intégrité du contenu » de la facture, il faut entendre le fait que l’intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture d’origine n’ont pas été modifiées.
  • par « lisibilité de la facture », il faut entendre le fait que celle-ci puisse être lue sans difficulté par l’utilisateur et par l’administration, sur papier ou sur écran.
Porte fermée avec un cadenas

3 modalités de sécurisation des factures

L’article 289 du CGI définit 3 procédures pour assurer aux factures leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité.

Échange de Données Informatisé

« Les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des documents tenant lieu de facture d’origine. »

Signature électronique

« Les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique »

Piste d’audit fiable

« L’assujetti peut émettre ou recevoir des factures : soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique (…) dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement. »

La méthode utilisée peut être différente entre l’émetteur et le récepteur. Ainsi, sauf exception, le destinataire d’une facture n’est pas lié par la méthode de sécurisation choisie par l’émetteur.

Exemple : Le fournisseur envoie des factures à l’acheteur en les sécurisant au moyen de l’EDI, conforme aux spécifications du CGI. Le client sécurise les factures reçues par la mise en place de contrôles établissant une piste d’audit fiable.

En outre, la méthode utilisée pour assurer aux factures émises l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité peut être différente lorsqu’un même assujetti est en position d’émetteur ou de récepteur.

Exemple 1 : A (fournisseur) envoie à B (acheteur) des factures au format PDF, non signées, qu’il sécurise au moyen de contrôles établissant une piste d’audit fiable. B (fournisseur) transmet des factures à A (acheteur), en les sécurisant au moyen d’une signature électronique « qualifiée ».

Exemple 2 : A (fournisseur) envoie à B (acheteur) des factures au format PDF, non signées, qu’il sécurise au moyen de contrôles établissant une piste d’audit fiable. B (fournisseur) envoie à l’assujetti C (acheteur) des factures qu’il sécurise en recourant à l’EDI dans les conditions édictées par le CGI.

Signature électronique

La signature électronique dispose des mêmes prérogatives et engage le consentement du signataire de la même façon que la signature manuscrite, sous réserve de « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache », selon l’article 1367 du Code Civil.

Le règlement européen elDAS et le droit français considèrent que seule la signature électronique qualifiée est équivalente à la signature manuscrite. Cette dernière possède en effet un niveau de sécurisation supplémentaire, notamment en ce qui concerne la sécurisation des documents (clef. document de création de signature, documents signés, etc.) et leur cryptage.

Donc seule la signature électronique « qualifiée » bénéficie de la présomption simple de fiabilité prévue à l’article 1367, alinéa 2, du Code civil et par le décret du 28 septembre 2017. Ainsi, en présence d’une signature électronique qualifiée, il incombe à celui qui entend contester la fiabilité du procédé utilisé de démontrer en quoi ce procédé n’est pas fiable.

La signature électronique qualifiée repose sur un certificat qualifié de signature délivré par un prestataire de service de certification électronique qualifié. En France, les qualifications sont délivrées par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). La liste des produits et services qualifiés par l’ANSSI est accessible sur son site internet dans l’onglet « Liste nationale de confiance ».

Homme qui signe un document

« Piste d’audit fiable »

Il s’agit d’un ensemble de contrôles (documentés et permanents) mis en place par les entreprises permettant d’établir le lien entre les factures émises et les livraisons de biens ou prestations de services qui sont facturées.

Elle doit permettre, en cas de contrôle fiscal, de reconstituer le processus de facturation, depuis son origine (marché, devis, bon de commande, bon de livraison, etc.) jusqu’à la facture et le relevé d’opérations bancaire. L’idée est tout simplement de se prémunir de la fraude et des « fausses factures ». Toute opération doit pouvoir être justifiée par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

Les contrôles mis en place doivent être « suffisamment » documentés : l’exigence de l’administration quant à la description de ces contrôles dépendra de la taille de l’entreprise, du nombre de factures émises et des moyens employés (humains et financiers) dans la réalisation de ces contrôles.

Si la réglementation définit précisément les objectifs de la « piste d’audit fiable », elle laisse aux entreprises une très grande liberté dans ses modalités de mise en œuvre (outils informatiques ou non). Ainsi, la piste d’audit est réputée fiable dès lors que « l’administration peut établir le lien entre les pièces justificatives, et entre celles-ci et les opérations réalisées ».

Constat : Pour les entreprises ne souhaitant pas s’équiper d’un système EDI ou procéder au contrôle des signatures électroniques reçues – processus souvent coûteux et long – la piste d’audit fiable reste l’alternative la plus simple et la plus économique d’autant plus qu’elle est déjà mise en place dans les entreprises qui émettent des factures papier.

Échange de données informatisées

L’EDI est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA).

La facture EDI est reconnue par l’administration fiscale et, puisqu’elle doit pouvoir être réceptionnée, traitée et archivée automatiquement par informatique, elle doit respecter un format standard. Ce format comprend une structure de syntaxe et de balisage, par exemple « Nom – Prénom – jjmmaaaa », fixé par différentes normes, que les entreprises choisissent en fonction de leurs besoins spécifiques (il s’agit par exemple des formats ANSI, EDIFACT, TRADACOMS ou XML).

Lorsque la norme EDI utilisée par l’émetteur est différente de celle utilisée par le récepteur, ce dernier doit alors utiliser un traducteur EDI (via une application ou un prestataire externe), afin de pouvoir exploiter et traiter automatiquement les données reçues.

La dématérialisation de vos factures vous paraît longue et fastidieuse ? Faites appel à l’expert de la Data Performance. Flexsi vous accompagne dans ce processus. Consultez-nous.