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Comment dématérialiser une facture ?

1 septembre 2020

Par Étienne Bompais-Pham dans Environnement de travail

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent avoir mis en place un système de factures électroniques. Plus qu’une obligation légale, il s’agit d’une véritable opportunité pour votre entreprise de :

  • gagner du temps en réduisant le traitement manuel de vos flux entrants et sortants
  • accélérer le règlement et le traitement des factures
  • réduire les risques liés à leur faible traçabilité qui peuvent impacter votre trésorerie
  • diminuer l’impact écologique et les coûts engendrés par l’impression d’en moyenne 70 %
  • optimiser votre chaîne de traitement, avec un rapprochement automatique de la facture, du bon de commande et du bon de livraison.

Mais comment procéder ? Voici les méthodes qui se présentent à vous, les règles à suivre pour vous assurer de la validité d’une facture et les étapes à suivre pour mettre en place la dématérialisation de vos factures.

Dématérialisation d’une facture en tant qu’émetteur : comment faire ?

La législation française prévoit 2 formats pour dématérialiser une facture.

Par échange de données informatisé (EDI)

Pour adresser ou recevoir une facture dématérialisée, vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé qui permet l’échange automatique de données entre deux ordinateurs au travers de messages standardisés.

« Les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des documents tenant lieu de factures d’origine », article 289 bis du Code général des impôts.

L’avantage de cette solution est son niveau de sécurisation et l’automatisation qui réduit la perte de temps et les coûts de gestion des factures.

Pour assurer des échanges fiables et sûrs, optez pour un prestataire EDI certifié qui garantit la sécurisation et le respect de vos factures par rapport aux normes en vigueur en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial. Flexsi peut vous accompagner dans la mise en place de la dématérialisation. Contactez nos experts au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire de contact.

Au format Word ou PDF

Le format Word ou PDF peut être utilisé si le destinataire l’accepte.

« Les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article », selon l’article 289 V du Code général des impôts.

L’avantage de cette solution est sa rapidité à mettre en œuvre. Il vous suffit d’installer une imprimante virtuelle sur le logiciel de facturation pour exporter une facture au format PDF, difficile (mais pas impossible) à modifier. Pour renforcer la sécurité du PDF, certains professionnels préfèrent y apposer une signature électronique.

Que doit contenir une facture électronique ?

Une facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires que sa version papier, notamment :

  • l’identité des deux parties : nom complet, adresse de l’assujetti et de son client, numéros individuels d’identification à la TVA
  • la date d’émission et le numéro de la facture
  • le détail des produits ou services concernés, ainsi que la date de livraison ou d’exécution
  • le détail du coût hors taxe et le montant des taxes payables.

À celles-ci, il faut ajouter des garanties complémentaires :

  • d’authenticité de la facture
  • de non-répudiation, c’est-à-dire des preuves que l’envoyeur et le destinataire sont bien les parties qui disent avoir respectivement envoyé ou reçu le message. La non-répudiation passe généralement par un certificat électronique
  • d’intégrité, c’est-à-dire des éléments prouvant que les données n’ont pas été altérées depuis leur création, en recourant à une fonction de hachage ou l’utilisation d’un code d’authentification de message (MAC).

Pour ce faire, il existe 3 méthodes :

  • une signature électronique via un certificat qualifié
  • la mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée
  • l’utilisation d’une norme acceptée par les deux parties.

Que faire de vos anciennes factures papier ?

Un arrêté datant de mars 2017 fixe les modalités de numérisation des factures papier. Il impose notamment que la reproduction soit faite à l’identique, et donc en couleurs, et que l’archivage soit réalisé sous format PDF pour en garantir l’intégrité.

Certaines imprimantes multifonction disposent d’applications permettant :

  • d’identifier le numéro de facture et/ou le numéro de commande
  • de se connecter à votre logiciel comptable
  • de classer la facture dans le bon dossier.

Il vous suffit de numériser vos factures pour qu’elles se classent toutes seules, ce qui vous permet de gagner du temps si vous recevez de nombreuses factures et d’éviter toute erreur humaine.

Conclusion : procédez par étapes

La dématérialisation des factures n’est pas compliquée et peut se faire en plusieurs étapes selon la taille de votre structure :

  1. dématérialiser les anciennes factures pour un traitement plus aisé : indexation, recherche facilitée, classement dans les bons dossiers
  2. paramétrez votre logiciel de comptabilité pour exporter vos fichiers en PDF, voire y ajouter une signature électronique
  3. si vous émettez un très grand nombre de factures, il peut être intéressant d’investir dans un logiciel d’EDI pour automatiser son traitement, alléger et optimiser le travail de vos équipes.

Besoin d’accompagnement pour paramétrer vos équipements, choisir les bons photocopieurs multifonctions ou développer un outil d’échange de données informatisé ? Les experts Flexsi peuvent vous aider. Contactez-nous au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire de contact.

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