Dématérialiser, automatiser, rematérialiser

26 mai 2021

Par dans Éditorial

Il y a maintenant un an, la crise sanitaire a accéléré la transformation de nos organisations. En quelques jours, ce sont des projets envisagés sur plusieurs années qui se sont mis en œuvre, notamment en matière de mobilité. Le déploiement massif du télétravail a nécessité la mise en place de systèmes et de matériels de visioconférence :

  • logiciels de réunion, comme Zoom, ou de collaboration à distance, tel que Microsoft Teams ou Slack ;
  • mise à disposition de matériels professionnels pour améliorer la communication : caméra HD, casque audio avec réduction active de bruit…
  • softphone ou applications de téléphonie comme 3CX pour utiliser sa ligne fixe professionnelle à domicile.

Avec ces équipements, nous pouvons travailler à distance comme au bureau… ou presque. En effet, nous sommes encore nombreux à devoir revenir dans nos locaux de manière régulière pour relever ou envoyer le courrier, accéder au matériel multifonctions pour imprimer des documents (devis, contrats, etc.) et les signer. 

Il paraît donc important aujourd’hui de repenser la gestion des documents au sein de nos entreprises pour améliorer le nomadisme, la productivité et… faire des économies ! Et cela passe par un nouveau triptyque indispensable : dématérialiser, automatiser et rematérialiser.

Dématérialiser

La première étape d’une gestion électronique de document passe par la dématérialisation systématique du courrier entrant, telles que les factures fournisseurs.

Il existe des solutions pour optimiser cette étape, comme la technologie HP Flow. Sa grande vitesse de numérisation, sa détection automatique des pages recto-verso et son écran tactile permettant la prévisualisation des scans vous font gagner un temps précieux.

Automatiser

La technologie Zeendoc vous permet de scanner plusieurs documents, tels que des factures, sans avoir à créer différents fichiers. Ce fichier PDF unique est envoyé via scan to mail à l’application SaaS qui va lui-même découper le PDF pour créer autant de fichier que de documents.

Son système d’océrisation associé à une intelligence artificielle identifie automatiquement les éléments importants dans le document, pour le classer au bon endroit et notifier les collaborateurs qui doivent intervenir sur le fichier. S’il s’agit d’une facture, par exemple, Zeendoc détectera le nom du fournisseur, les différents montants, types de produit… tout ce dont vous avez besoin pour son bon traitement. Il pourra ainsi classer tout seul le document dans le bon dossier de votre logiciel de gestion, comme Sage ou Cegid, remplir les différents champs nécessaires à leur traitement et prévenir les services qui doivent le gérer (administration des ventes, comptabilité, etc.).

Rematérialiser

Pour faire gagner du temps à vos équipes support et réaliser des économies d’impression, de mise sous pli, etc., un système tel qu’Eukles par Docapost permet d’envoyer vos factures directement depuis la plateforme SaaS du prestataire.

Il vous suffit de glisser le PDF du courrier que vous souhaitez envoyer sur leur plateforme SaaS. L’application identifie le destinataire, l’email, l’adresse postale, etc. Il l’envoie alors au format numérique ou postal. En un clic, vous pouvez envoyer des centaines de courriers. Eukles, associé au réseau de La Poste, se charge entièrement de son traitement.

Non seulement vous vous évitez du temps de mise sous pli, les déplacements à la poste, etc., mais en plus vous améliorez le suivi de leur traitement avec son système d’archivage sécurisé.

En conclusion : automatiser pour renforcer votre relation clients

Le courrier est un élément clé de nos organisations et son traitement une tâche chronophage. Leur automatisation permet d’alléger ces contraintes, de réduire vos coûts de traitement et de permettre à vos équipes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour votre organisation.

En outre, il assure un suivi en notifiant les personnes en charge de leur traitement au bon moment, afin d’éviter tout oubli et de renforcer votre relation client ou fournisseur.

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À propos de l'auteur Philippe GRIMMINGER

Fondateur de Flexsi, Philippe Grimminger conçoit les métiers historiques de l’informatique, la bureautique et de l’audiovisuel comme un ensemble qui doit être au service des organisations, pour améliorer le confort des utilisateurs, leur productivité et, en somme, la réussite des entreprises. C’est ce que nous définissons comme la « data performance ». Flexsi est membre de l’Association pour le Progrès du Management (APM) et du réseau Entreprendre afin de se former, de partager ses compétences et d’accompagner les entreprises dans leur développement.
  

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