Comment mettre en place le bulletin de paie électronique ?

L’impression, la mise sous pli, la distribution manuelle ou postale des bulletins de paie, ainsi que leur archivage constituent des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée impactant la productivité du personnel administratif et générant des frais financiers importants. En outre, la généralisation du travail à distance complique leur gestion et leur remise aux salariés.

Le bulletin de paie électronique se présente donc comme une source d’amélioration de la productivité et d’économie. Mais comment le mettre en place au sein de votre organisation ?

Après un bref historique de la fiche de paie numérique et une présentation des avantages d’une solution de dématérialisation des fiches de paie, je vais vous présenter les principales étapes à suivre pour mettre en place un bulletin de paie électronique. 

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Qu’est-ce que la fiche de paie numérique ?

La fiche de paie numérique a été instaurée par la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures du 12 mai 2009. La loi El Khomri d’août 2016 vient la compléter en permettant à l’employeur de procéder à la remise des bulletins de paie au format électronique sans autorisation préalable des salariés.

Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte

Article L. 3243-2 du Code du travail

L’employeur doit garantir la disponibilité des fiches de paie pour le salarié :

• pour une durée de 50 ans ;
• ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge maximal de mise à la retraite, soit 75 ans.

En cas de cessation d’activité du prestataire ou de l’entreprise, les utilisateurs doivent être informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service, afin de pouvoir récupérer leurs bulletins de paie stockés. 

Avantages de la dématérialisation des fiches de paie

Les avantages d’une gestion électronique des fiches de paie sont multiples :

• télétravail : permettre au personnel administratif d’établir et de distribuer les fiches de paie à distance ;
• productivité : réduire les tâches à faible valeur ajoutée ;
• sécurité et confidentialité : protéger les échanges, les tracer et stocker les documents de manière sécurisée non accessibles par des tiers ;
• disponibilité : permettre au collaborateur de récupérer l’intégralité de ses fiches de paie où et quand il le souhaite sans solliciter le service RH ou comptable.

Étapes à suivre pour la mise en place du bulletin de paie électronique

1. Déployer une solution de gestion électronique des documents

Pour faciliter la prise en main d’un outil de gestion électronique des fiches de paie, optez pour une solution SaaS ne nécessitant ni hardware ni software à installer ou maintenir, accessible via un navigateur web à partir de n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone), comme la solution Zeendoc. La mise en place de l’outil sera rapide et sa maintenance réduite.

2. Informer préalablement les collaborateurs

Avec le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, l’employeur est tenu d’informer son personnel qu’il remet ses bulletins de paie sous format numérique, un mois avant sa mise en place, sans pour autant solliciter son accord. Le salarié, en revanche, s’il ne souhaite pas procéder ainsi, doit indiquer son refus dans un délai de 30 jours.

Par la suite, le salarié peut à tout moment changer d’avis et demander à disposer de son bulletin de paie en format papier ou numérique. L’employeur dispose alors d’un délai de trois mois pour s’y conformer.

Processus du bulletin de salaire électronique

Voici comment se présente la mise à disposition d’une fiche de salaire par l’outil de gestion électronique des documents de Zeendoc, solution SaaS française et sécurisée s’appuyant sur l’intelligence artificielle pour automatiser et simplifier le traitement des documents :

1. Le service RH ou comptable envoie directement le bulletin de paie dans l’espace Zeendoc du salarié. La reconnaissance du nom, prénom et du matricule de paie unique du salarié permet de l’associer à son espace personnel.
2. Le bulletin de salaire est signé électroniquement lors du dépôt dans le coffre-fort. Le coffre-fort électronique est un espace privé consultable librement et uniquement par le salarié depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Il lui permet de consulter, télécharger et imprimer sa fiche de paie. Son accès est sécurisé (authentification par identifiant et mot de passe, lien sécurisé, chiffrement des données).
3. Le salarié reçoit un email l’informant du dépôt de son bulletin de salaire dans son coffre-fort numérique, contenant un lien URL lui permettant d’accéder directement à son document après authentification sur la plateforme.
4. Si le salarié dispose d’un compte personnel d’activité (CPA), il peut lier son coffre-fort à son CPA. Il pourra ainsi consulter l’historique de ses bulletins de salaire électroniques directement depuis son CPA.
5. Le bulletin est archivé dans un coffre numérique avec un archivage à valeur probante de 50 ans chez un prestataire reconnu par le service étatique « mon compte personnel formation ».

En conclusion : simplification, sécurisation et modernisation

Comme nous l’avons vu, la dématérialisation des bulletins de paie permet de simplifier le travail des fonctions administratives pour les décharger de tâches à faible valeur ajoutée. Son système sécurise également leur transmission et leur stockage. Enfin, ce système permet d’améliorer votre image de marque et d’attirer des profils intéressés par une organisation moderne.

Vous êtes basé en Île-de-France ou en Indre-et-Loire et vous souhaitez en savoir plus sur la mise en œuvre du bulletin de paie électronique ? Nous pouvons organiser une démonstration. Contactez-nous au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire de contact.

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