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Bulletin de paie électronique : obligations, avantages et fonctionnement

14 octobre 2020

Par Étienne Bompais-Pham dans Environnement de travail

Vous entendez parler du bulletin électronique autour de vous, par vos collaborateurs et votre service RH en premier. Vous réfléchissez à l’opportunité d’adopter cette solution moderne, mais vous ne savez pas bien comment elle fonctionne, comment la loi l’encadre et les conditions à respecter pour le mettre en place. Plus encore, vous n’arrivez pas à évaluer les avantages qu’elle peut apporter à votre organisation. Dans cet article, nous allons répondre à toutes les questions que vous vous posez.

Avantages pour l’employeur et le salarié

Pour l’employeur, opter pour le bulletin de paie électronique (BPE) permet de :

  • réduire ses coûts de traitement et de gestion (impression en double exemplaire, affranchissement, stockage…)
  • transmettre aisément les fiches de paie à tous ses collaborateurs, où qu’ils se trouvent (en télétravail ou sur un site distant)
  • faire gagner du temps aux équipes RH (plusieurs heures par mois à partir de 10 salariés), qui pourront se concentrer sur leurs métiers, en ne gérant plus l’impression, la distribution manuelle ou l’envoi postal, etc.
  • rendre le salarié autonome : finies les demandes de collaborateurs de rééditer un ou plusieurs bulletins de paie égarés
  • tracer et sécuriser les échanges avec le collaborateur
  • moderniser votre marque employeur : vos nouveaux salariés peuvent venir d’une société où le bulletin de paie électronique était mis en place et percevoir négativement sa non-adoption au sein de votre organisation
  • diminuer votre empreinte carbone (utilisation du papier, coût du transport dans le cas d’un envoi postal, etc.)

Pour le salarié, le bulletin de paie est une sécurité contre la perte des fiches de paie. Où qu’il soit et depuis n’importe quel périphérique (PC, mobile ou tablette), il peut retrouver les fiches de paie dont il a besoin. Une solution comme Zeendoc donne accès au salarié à ses bulletins de salaire pendant 50 ans, même après son départ de l’entreprise.

Contraintes légales

La loi prévoit 3 moyens de mettre un bulletin de paie à la disposition d’un salarié :

  • envoi postal
  • remise en main propre par une personne habilitée RH, contre une décharge du salarié
  • dépôt dans un coffre-fort électronique du salarié.

Depuis la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, dite loi El KHOMRI, et son décret d’application, l’employeur n’a plus l’obligation de demander l’accord préalable du collaborateur. En revanche, pour être conforme à la loi, il faut respecter 4 conditions :

  • devoir d’information : l’employeur doit informer ses collaborateurs des changements à venir au moins 1 mois avant la mise en place du bulletin électronique
  • devoir d’opposition : le collaborateur a le droit de refuser le bulletin électronique, avant ou après sa mise en place. L’employeur dispose alors de 3 mois pour prendre en compte le changement
  • format lisible et archivage long terme : les bulletins doivent être émis dans un format lisible et pérenne (PDF), signés électroniquement pour en garantir l’intégrité et conservés pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié
  • intégrité et confidentialité des données (RGPD) : la remise doit se faire dans des conditions garantissant intégrité et confidentialité des données.

Fonctionnement du bulletin de paie électronique

Après avoir mis en place le service auprès d’un prestataire certifié, le fonctionnement au quotidien est très simple :

  1. le service RH dépose le bulletin de paie sur la plateforme sécurisée
  2. le salarié reçoit une notification sur sa messagerie professionnelle l’informant de la mise à disposition de sa fiche de paie, avec un lien pour la consulter
  3. le collaborateur se connecte via une connexion sécurisée à son compte en ligne, avec son identifiant communiqué préalablement et le mot de passe qu’il aura lui-même créé.

Comment le mettre en place facilement ?

Il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes implémentées vous permettant de mettre facilement en place le bulletin électronique au sein de votre organisation. Parce que la performance et la productivité de nos clients est au cœur de nos préoccupations, chez Flexsi, nous avons fait le choix de la solution Zeendoc pour nos clients. Celle-ci est complète, facile d’utilisation et répond à toutes les normes en matière de confidentialité et d’accessibilité dans le domaine des ressources humaines. Si vous souhaitez une démonstration du produit, contactez-nous au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire de contact.

Webinaire Bulletin de paie électronique

À propos de l'auteur Étienne Bompais-Pham

Étienne Bompais-Pham« Nul ne doit ignorer l’informatique et ses enjeux. » Responsable marketing et communication de Flexsi, Étienne Bompais-Pham fait en sorte de vulgariser les sujets numériques et informatiques les plus complexes que doivent maîtriser toutes les organisations aujourd’hui pour leur assurer sécurité, productivité et succès. Pour y parvenir, il s’appuie sur l’ensemble des talents que comptent les équipes d’experts de Flexsi.

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