Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (GED) ?

La gestion électronique des documents désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer les flux de documents qui entrent, sortent et circulent au sein d’une organisation. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.

Fonctionnalités de la GED

La GED prend en charge directement les opérations de gestion des documents :

• création ;
• diffusion ;
• archivage et stockage ;
• classement ;
• indexation ;
• recherche structurée ou plein texte ;
• contrôle : gestion des droits d’accès, verrouillages.

4 étapes majeures de la GED

La gestion électronique de documents suit 4 étapes majeures :

• acquisition ;
• traitement ;
• stockage ;
• diffusion.

Acquisition

L’acquisition des documents peut s’effectuer par :

• intégration par numérisation de documents papiers existants. Il est possible d’utiliser une technologie de reconnaissance des caractères (OCR) pour faciliter l’indexation et la recherche plein texte du fichier ;
• intégration de documents électroniques existants : .doc, .xlsx, .pdf…
• production de documents électroniques ;
• échange de documents électroniques par interconnexion de systèmes de deux organismes par un dispositif d’Échange de Données Informatisé (EDI).

Traitement

Les documents sont indexés en vue de faciliter son exploitation ultérieure. L’indexation s’effectue :

• par type, en se fondant sur les métadonnées : type de fichiers, auteur, titre, source, date, etc. ;
• par concept ou mots-clés, en recensant les termes qui apparaissent le plus souvent (indexation statistique) ou en sélectionnant manuellement les termes liés au document. 

Stockage

Le stockage doit faire l’objet d’une attention particulière :

• le fichier doit être accessible aisément ;
• l’organisation de l’espace de stockage doit permettre de retrouver aisément les fichiers recherchés ;
• les accès doivent être contrôlés et limités dans le temps et aux profils qui en ont besoin ;
• une sauvegarde doit être réalisée régulièrement et conservée loin du lieu de stockage pour s’assurer de ne pas perdre les données et les back-ups en cas de sinistre.

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Diffusion

Les données peuvent être partagées via intranet ou internet. Certaines solutions, comme Team Share, Microsoft SharePoint ou OneDrive, vous permettent de partager de manière sécurisée des fichiers ou dossiers se trouvant dans votre infrastructure : via un lien internet, vos destinataires se connectent à une plateforme en ligne aussi simplement que sur Dropbox ou Google Drive où ils accèdent uniquement aux fichiers les concernant.

Avantages

Pour votre entreprise, les avantages sont multiples :

• gain en qualité et en productivité pour les entreprises : réduction du temps de recherche parmi les fichiers grâce à une indexation automatique, moins de papier…
• amélioration du travail collaboratif ;
• meilleure traçabilité ;
• gestion des accès.

La GED est une méthodologie de travail, avant d’être un logiciel

La gestion électronique des documents ne se limite pas au déploiement d’un logiciel spécialisé. Il s’agit avant tout de mettre en œuvre une méthodologie de travail pour optimiser le traitement collaboratif des documents en interne : suivi, partage, traçabilité des actions, etc.

Avant de la mettre en place, un diagnostic doit être réalisé pour dresser une cartographie des données :

• type de données produites et traitées ;
• personnes y ayant accès ;
• localisation physique ou dans une ou plusieurs applications.

Une GED réussie implique que les données soient aisément trouvables (sur quel logiciel puis-je trouver l’information dont j’ai besoin ?) et fiables (s’agit-il de la dernière version ?). Pour ce faire, limitez les copies et les stockages multiples.

Publié le 28 janvier 2020. Mis à jour le 22 mars 2021.

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