Repenser l’organisation print dans les sociétés

25 février 2021

Par dans Environnement de travail

L’organisation print de vos sociétés s’est constituée en fonction du modèle économique des marques de systèmes d’impression et de numérisation qui proposaient des contrats de maintenance uniquement aux équipements A3. Ce système a permis de réduire vos coûts d’impression et le nombre de matériels multifonctions.

Aujourd’hui, avec l’arrivée des contrats de maintenance sur les petits appareils (A4), il est temps de repenser les organisations en les équipant de matériels qui correspondent à l’usage réel des imprimantes et aux nouvelles modalités de travail.

Avant de vous expliquer les fondements de ce nouveau modèle, rappelons en quoi consiste un contrat de maintenance.

Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance ?

Un contrat de maintenance est un service associé à un matériel multifonction qui vous libère de la gestion des stocks de consommables et réduit vos coûts. C’est le prestataire de maintenance qui vous fournit les toners et pièces de rechange quand votre matériel en a besoin. Il assure également le dépannage de vos équipements. La seule chose dont vous devez vous occuper est le papier.

En contrepartie, le prestataire vous facture un prix à la page imprimée, couleur ou noir et blanc.

Modèle avec des contrats de maintenance pour des multifonctions A3 uniquement

Le système de contrat de maintenance a permis de réduire considérablement les coûts d’impression. En effet, il a marqué la fin d’un système de gestion de cartouches d’encre et d’un stock conséquent de consommables de différents modèles. En effet, les modèles et les marques d’imprimantes déployées dans les organisations n’étant pas les mêmes, les références adaptées sont nombreuses.

La maintenance associée à un contrat de location permet d’alléger les impacts sur la comptabilité, les immobilisations en amortissement étant remplacées par des loyers.

Le recours à un contrat de maintenance a libéré les organisations d’une logistique lourde. La contrepartie de cette organisation a été l’installation d’imprimantes A3. Ce système fonctionne, puisqu’il réduit les coûts bureautiques, mais les appareils déployés ne correspondent pas forcément à leur utilisation réelle. En effet, le taux d’impression de grands formats ne dépasse généralement pas 5 % du volume global d’impression.

2 personnes utilisant une imprimante A3

Nouveau modèle avec un parc de A4 bénéficiant de contrats de maintenance

Désormais, les marques (HP, Konica, Canon, Sharp, Xerox, Lexmark…) proposent aussi des contrats de maintenance pour les appareils A4. Cela vous permet de continuer de baisser vos coûts d’exploitation tout en proposant des imprimantes et multifonctions réellement adaptées à l’usage de vos collaborateurs. Ainsi, vous pouvez disposer d’une imprimante A3 sur votre site pour les tirages grands formats exceptionnels, et proposer davantage de machines de taille réduite pour les besoins du quotidien.

En effet, même si le nombre d’impressions tend à se réduire (-25 % à -30 % en 2020), certains métiers l’utilisent davantage au quotidien pour la dématérialisation des documents professionnels, dans le cadre d’une gestion électronique des documents.  

Allez plus loin : Qu’est-ce qu’une gestion électronique de documents (GED) ?

L’adaptation du contrat de maintenance aux matériels A4 permet aussi de proposer un matériel multifonction au domicile des collaborateurs qui impriment et numérisent au quotidien. Cela favorise le télétravail. En effet, souvent, l’accès à la photocopieuse est l’unique raison d’un retour au bureau d’un collaborateur !

Un appareil à domicile associé à un système d’envoi du courrier dématérialisé permet également à vos collaborateurs de travailler de chez eux exactement comme au bureau.

Comment ce nouveau modèle vous permet-il de réduire vos coûts ?

Utilisée exceptionnellement, l’imprimante multifonction A3 pourra être de performance moindre que celle dont vous êtes aujourd’hui équipé. En effet, le nombre de pages par minute n’aura pas besoin d’être élevé, son utilisation étant plus faible. Le coût d’un modèle moins performant sera donc réduit.

Par ailleurs, avec un contrat de maintenance pour un modèle A4, le prix à la page peut diminuer jusqu’à 30 % par rapport à l’achat et aux remplacements de cartouches d’encre.

En conclusion, des équipements bureautiques adaptés à l’usage réel et au besoin de télétravail

Disposer de contrats de maintenance sur les équipements A4 permet de réduire le nombre de machines imposantes dont l’utilisation réelle du grand format ne dépasse pas 5 % des impressions. C’est bien sûr une bonne nouvelle pour l’encombrement de vos espaces, mais aussi pour vos coûts d’exploitation.

Avec cette nouvelle organisation, non seulement vous disposez d’un parc cohérent adapté à l’usage de vos collaborateurs, mais vous pouvez en plus adapter votre organisation aux nouvelles modalités de travail à domicile. Au lieu de disposer de plusieurs équipements A3 dans vos locaux vides, les collaborateurs dont le métier requiert l’impression et la numérisation de documents pourront poursuivre leur activité normalement depuis chez eux.

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À propos de l'auteur Étienne Bompais-Pham

Étienne Bompais-Pham

« Nul ne doit ignorer l’informatique et ses enjeux. » Responsable marketing et communication de Flexsi, Étienne Bompais-Pham fait en sorte de vulgariser les sujets numériques et informatiques les plus complexes que doivent maîtriser toutes les organisations aujourd’hui pour leur assurer sécurité, productivité et succès. Pour y parvenir, il s’appuie sur l’ensemble des talents que comptent les équipes d’experts de Flexsi.

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