5 octobre 2022
Par Post Covid-19, nous constatons qu’une grande majorité des entreprises françaises ont passé le pas du travail hybride en proposant à leurs collaborateurs une organisation de l’activité mixant du télétravail avec des journées en présentiel. Aujourd’hui, l’un des challenges des Directions et des services informatiques est souvent de (re-)donner envie aux équipes de venir travailler au bureau ! Cela passe parfois par un réagencement des espaces de travail, dont les salles de réunions, qui incarnent le lieu du travail collaboratif par excellence.
Votre salle est réunion n’est pas efficace ? Ou vous souhaitez en créer une qui s’adapte aux nouveaux usages de travail ? Voici les questions essentielles à se poser pour aborder au mieux votre projet et la présentation de quelques solutions technologiques pour créer un espace de travail stimulant pour vos collaborateurs et vos visiteurs.
Visioconférence
Communiquez à distance aussi aisément qu’en présentiel avec une solution globale de visioconférence qui allie logiciel de collaboration productive (Microsoft Teams) et matériel haute définition
Check-list des bonnes questions à se poser pour préparer son projet
Pour équiper au mieux votre salle de réunion, il faudra anticiper le projet en se posant les bonnes questions. Avec nos experts, nous tentons de définir pour vous une liste pour ne rien oublier !
#01 – Quelle est la configuration de votre pièce ?
La surface, la hauteur sous plafond, la configuration de la pièce vont guider les choix de matériel pour garantir à tous les participants d’excellentes conditions de travail. De même, il est important de prendre en compte les différentes ouvertures, portes et fenêtres, pour évaluer la luminosité naturelle et l’exposition au soleil pour l’emplacement de votre écran par exemple. En fin de compte, il est préférable de réaliser un plan de salle précis pour se projeter et communiquer les éléments au prestataire chargé du déploiement.
#02 – Quelle est la capacité de personnes en place assise ? et avec quelle disposition ?
Vous souhaitez une petite salle de réunion qui accueille des points de coordination improvisés, des suivis hebdomadaire entre un collaborateur et son manager, ou encore qui vous permet de recevoir des candidats dans une phase de recrutement. On parle alors dans ce cas d’une petite salle ou d’une bulle de réunion pour accueillir au maximum trois à six personnes.
Vous désirez plutôt une salle qui permettent de réunir des équipes entières autour d’une table afin de travailler collectivement sur des dossiers. Dans ce cas, nous parlons d’une salle de réunion plus conventionnelle, qui accueille jusqu’à une dizaine de personnes ; l’objectif principal va être de créer un espace fonctionnel pour que les réunions soient efficaces et engageantes !
Sinon vous envisagez peut-être de créer une grande salle de conférence pour réunir l’ensemble de vos collaborateurs, organiser des formations ou des évènements avec du public. Ici on retrouve souvent une disposition des sièges en « salle de classe » pour que tous les participants puissent avoir l’attention vers l’animateur, ou l’écran principal.
Bien entendu, ces trois types de salle ne sont pas exhaustifs mais elles représentent la majorité des besoins que l’on rencontre actuellement dans les entreprises.
#03 – Quel type de réunion organisez-vous ?
La réunion n’est pas une activité en soit ! c’est juste le terme employé lorsque plusieurs personnes se réunissent dans une salle, qu’elle soit physique ou virtuelle d’ailleurs ! Mais toute réunion à derrière un objectif précis : s’agit-il de présenter un sujet pour se synchroniser et tous avoir le même niveau d’informations ? S’agit-il de collaborer et d’avancer sur un dossier ensemble ? Ou encore, la réunion doit-elle permettre de prendre une décision tous ensemble durant un laps de temps défini ?
En fonction de l’usage que l’on souhaite faire d’une salle de réunion, le matériel et les technologies vers lesquels vous devez vous diriger ne seront bien évidemment pas les mêmes.
#04 – Avez-vous besoin de communiquer à distance depuis la salle en visioconférence ?
Que ce soit pour échanger avec des collaborateurs en télétravail ou en déplacement, ou pour faire une réunion avec un partenaire ou un client, il y a fort à parier que vous avez des besoins en visioconférence ! Il faudra donc se poser la question du logiciel utilisé pour mener ces visios : Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, ou autres, afin de choisir du matériel compatible. N’hésitez pas à consulter notre article sur Zoom ou Microsoft Teams : lequel choisir ? pour comparer ces deux solutions.
#05 – Avez-vous besoin de créer ou de prendre des notes pendant la réunion ?
Si oui, exit le paperboard papier et les stylos Weleda (qui sèchent à la moindre occasion) ! Vous avez besoin de créer, de prendre des notes pour les recevoir en fin de meeting ou encore d’annoter des documents en direct, c’est donc que votre usage nécessite une solution de tableau blanc interactif avec un stylo connecté pour ne rien perdre de vos sessions de travail.
En répondant à ces questions, nous espérons que vous avez affiné votre projet de nouvelle salle de réunion. En tant qu’intégrateur de solutions de visioconférence, Flexsi vous accompagne de la qualification de votre besoin, jusqu’à l’installation et le paramétrage des solutions de votre salle de réunion.
Des technologies au service de l’expérience utilisateur
C’est en partie la technologie qui permet de répondre aux nouvelles attentes et aux nouveaux usages au travail de vos collaborateurs ! Parmi les milliers de possibilités technologiques, nous en avons sélectionné trois que nous apprécions particulièrement.
1. Les écrans grand format Samsung 65’’, 75’’ ou 85’’
Les écrans professionnels Samsung aux fonctions améliorées et au design optimal, s’adaptent parfaitement dans une salle de réunion pour améliorer la collaboration. En fonction des séries, ils proposent par exemple :
- Une dalle mate avec traitement antireflet qui offre une meilleure visibilité , de tous angles et peu importe les conditions d’éclairage.
- Une excellente qualité d’image grâce à la technologie Dynamic Crystal Color qui restitue les différences de couleurs les plus subtiles.
- Une visualisation de contenus en qualité 4K grâce à une technologie qui permet d’élever le contenu Full HD vers une résolution proche de la qualité UHD.
- Un design fin qui maximise l’espace, avec tous les terminaux qui sont orientés sur un côté, ce qui permet de fixer l’écran au ras du mur.
- La technologie Smartview+ qui permet à 4 utilisateurs de partager sans fil le contenu de leurs PC ou mobile , directement sur les écrans Samsung.
- Un menu d’accueil personnalisable qui simplifie la gestion de la salle de réunion : les administrateurs peuvent verrouiller certains accès aux utilisateurs et garder accessible uniquement les paramètres nécessaires.
- La fonctionnalité Tizen Zero Configuration qui permet d’installer et de configurer des écrans à l’avance et à distance.
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2. La MeetUp de Logitech
La qualité d’une visioconférence repose en grande partie sur les conditions audio et vidéo dans lesquelles se trouvent les participants, pour que les conversations soient les plus naturelles possibles. La MeetUp de Logitech est un module compact contenant une caméra Ultra HD 4K, un ensemble de micros et un système de haut-parleurs complet conçu pour les petites salle de conférence.
La caméra motorisée à un capteur d’angle de 120° et la technologie Rightsight ajuste automatiquement sa position pour trouver toutes les personnes dans la pièce et les intégrer au cadre.
Sur le plan de l’audio, la technologie Rightsound permet un traitement des sons pour que les voix de chaque personne soit entendue au même niveau, tout en supprimant les bruits alentours. En fonction de la superficie de votre salle et de sa configuration, des micros additionnels peuvent être ajoutés.
Cet équipement, très simplement d’installation, se connecte à un ordinateur via USB pour une visioconférence prête à l’emploi.
Fluidifiez l’expérience en visioconférence grâce à la MeetUp de Logitech pour 35€HT/mois*.
3. Les solutions d’affichage sans fil ClickShare de Barco
Les solutions ClickShare de Barco vous permettent de faire disparaitre les fils de votre salle de réunion et d’accéder à des fonctionnalités qui fluidifient votre expérience de réunion.
Partagez facilement du contenu depuis votre appareil à l’application de bureau ou au bouton ClickShare depuis n’importe quel ordinateur portable(Windows ou Mac) ou appareil mobile.
Profitez d’une petite salle de réunion sans fil avec ClickShare C-5 pour 30€HT/mois* avec Flexsi.
*En location financière sur 36 mois avec la garantie sur site inclue.
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