14 septembre 2023
Par L’e-mail est le moyen de communication le plus fréquemment utilisé en entreprise : 88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour par chaque collaborateur (source : Arobase.org – Mai 2023). Il est utilisé pour échanger avec la clientèle, avec les partenaires extérieurs, entre collaborateurs d’une même entreprise… Il est évident que les e-mails contiennent des données importantes, voire essentielles, pour l’activité et le business d’une entreprise.
Vous utilisez les services Microsoft 365 pour fournir à vos collaborateurs les meilleurs outils de productivité et de collaboration. Mais vous êtes-vous déjà posé la question de la protection des e-mails hébergés sous Microsoft Exchange Online ? Beaucoup d’entreprises pensent (à tort !) que l’utilisation de services Cloud garantit la protection de leurs données… Faisons un point sur ce qu’il en est réellement de la protection des e-mails sous Microsoft 365 !
L’engagement de Microsoft : garantir la disponibilité des services mais pas la résilience des données
Lorsque vous souscrivez aux services Microsoft 365, Microsoft a la responsabilité de vous garantir la disponibilité des services, grâce à une infrastructure extrêmement résiliente. En cas de désastre naturel sur le datacenter qui héberge vos services, Microsoft est garant de la continuité de service grâce à la redondance dans un autre datacenter Azure.
En revanche, Microsoft ne garantit pas la résilience de vos données ! L’éditeur n’effectue qu’une rétention à (très) court terme des données client de type e-mails, et plus précisément :
- Au maximum 30 jours dans le scénario d’une suppression active (le client possède un abonnement actif aux services M365 mais un utilisateur ou un administrateur supprime des données, ou un administrateur supprime un utilisateur).
- Au maximum 180 jours dans le cas d’une suppression passive (l’abonnement du client aux services M365 prend fin).
La protection des données et plus précisément des e-mails hébergés sous Microsoft Exchange Online est donc de votre responsabilité ! C’est à vous de mettre en place une rétention, une sauvegarde des e-mails pour vous protéger de diverses menaces qui peuvent fortement nuire à votre entreprise.
À quelles menaces sont confrontés vos e-mails professionnels ?
Bien qu’hébergés dans le Cloud, de multiples menaces peuvent affecter vos e-mails professionnels lorsque vous utilisez les services de Microsoft 365 :
- Effacements accidentels et erreurs humaines : un utilisateur supprime un e-mail important par inadvertance et il s’en aperçoit passé le délai de rétention de 30 jours de Microsoft.
- Menaces et attaques internes : vous entrez en litige avec l’un de vos salariés et celui-ci supprime volontairement des e-mails pour vous nuire…
- Cybermenaces tels que malwares, virus, rançongiciels … Personne n’ignore aujourd’hui le poids de ces menaces mais trop d’entreprises pensent encore ne pas être une cible potentielle !
- Départs de l’entreprise : vous supprimez volontairement le compte d’un collaborateur qui a quitté l’entreprise mais après plusieurs mois, vous avez besoin d’une information essentielle qui était contenue dans l’un de ses e-mails…
- Erreurs de rétention : vous êtes persuadés d’avoir mis en place une stratégie de rétention des e-mails via la console d’Administration Microsoft 365 mais il y a une erreur de configuration de services.
- Obligations légales ou contractuelles que vous pouvez avoir envers vos clients ou vos assureurs pour garantir la résilience des données sur une période donnée.
Face à tous ces scénarios, Microsoft ne pourra pas vous aider a récupérer les e-mails au-delà des périodes de rétention contractuelles. Pour vous prémunir de ces risques qui peuvent affecter l’activité de votre entreprise, nous vous conseillons vivement de mettre en place une sauvegarde des boîtes mails de vos collaborateurs.
La protection des e-mails sous Microsoft 365 avec Flexsi
Grâce à la solution Datto protection + SaaS, Flexsi vous accompagne pour sauvegarder et restaurer la totalité de vos environnements Microsoft 365. La protection s’applique sur les données Exchange (vos emails donc) mais aussi sur celles contenus dans les applications Calendar, OneDrive, SharePoint et Teams. Pour 2,90€ HT/mois/utilisateur, vous bénéficiez d’une véritable sauvegarde et vous sécurisez ainsi votre entreprise contre la perte de données vitales !
Vous avez besoin de récupérer un e-mail critique dans la boîte mail de l’un de vos collaborateurs ? Aucun soucis, puisque cette solution sauvegarde en profondeur toutes les versions des e-mails, modifications comprises, de manière illimitée. Vous pouvez choisir de restaurer l’intégralité de la boîte e-mails ou avoir une restauration granulaire en fonction de votre besoin.
L’équipe Flexsi déploie et infogère complètement cette solution pour vous. La seule question à vous poser… pouvez-vous vous permettre de perdre vos données d’entreprise ?
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