Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique (ou électronique) est la première étape de la dématérialisation de documents RH. Pour vos collaborateurs, il permet de centraliser tous leurs documents administratifs, notamment leurs fiches de paie. Pour votre organisation, il facilite la diffusion de documents professionnels en certifiant leur origine, leur intégrité et leur traçabilité. Il supprime ainsi les tâches récurrentes d’impression, de mises sous pli, d’envoi ou de distribution, de production de duplicatas en cas de perte, etc. Il représente en outre un gain de temps considérable pour les fonctions supports qui peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Découvrez dans notre article en quoi consiste un coffre-fort électronique, sur quelles réglementations légales il repose, ses avantages pour vous et vos collaborateurs, comment il fonctionne et comment le mettre en place dans votre organisation.

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Définition

Le coffre-fort numérique est un espace de stockage de documents personnel et ultra sécurisé. Mis à la disposition d’un utilisateur, ou d’un collaborateur dans le cas d’un salarié, il est accessible depuis n’importe où, sur n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone ou tablette), avec une identification sécurisée. Ni le prestataire du coffre-fort électronique ni son employeur n’ont accès à son contenu.

L’utilisateur est l’unique propriétaire de ce coffre et de son contenu. Dans le cas de documents professionnels, lorsqu’il quitte son entreprise, le collaborateur conserve ses accès et son contenu. Il pourra y recevoir les fiches de paie de son futur employeur si celui-ci a mis en place une gestion électronique de documents (GED).

Fonctionnement

Connecté à un outil de GED, l’envoi et le classement des documents professionnels s’effectuent automatiquement. L’utilisateur peut les stocker, trier et classer comme bon lui semble.

Certains coffres-forts électroniques permettent la réception de documents officiels directement dans le coffre-fort, comme des factures, des avis d’impôt, des relevés bancaires, etc. Ils permettent également la diffusion et le partage d’une partie de son contenu, avec l’envoi d’un lien sécurisé, dans le cadre de la constitution d’un prêt immobilier, par exemple. Celui-ci peut être partagé avec certaines personnes, comme une ou un conjoint(e).

Règlementation légale

Les décrets n°2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique et n°2018-853 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique fixent le cadre légal des coffres-forts numériques.

Ceux-ci doivent assurer la réception, le stockage, la suppression et la transmission des documents numériques dans des conditions hautement sécurisées permettant de justifier l’intégrité du document. Pouvoir assurer la valeur probatoire des documents transmis est un prérequis indispensable d’un coffre-fort électronique.

Dans le cadre d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie, l’employeur a l’obligation de garantir l’intégrité et la disponibilité du bulletin de paie pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur).

Avantages

Les avantages d’un coffre-fort numérique sont nombreux. Pour le collaborateur, il permet de retrouver l’ensemble de ses documents dans un unique espace personnel et sécurisé. Il assure l’intégrité, la pérennité et la conservation à long terme des documents, sans risque de voir son compte fermé après le départ de l’entreprise.

Pour votre organisation, il permet un gain de productivité de vos équipes. Les tâches liées à la distribution papier des bulletins de paie sont remplacées par un simple cliquer-déposer dans la solution de votre choix. L’outil que vous aurez choisi, Zeendoc par exemple, déposera automatiquement les bulletins de paie dans les bons coffres-forts numériques et archivera ces derniers dans un espace sécurisé, avec une traçabilité des envois. La pérennité de ce stockage permet aux collaborateurs ou anciens salariés de retrouver l’ensemble de leurs documents, sans devoir demander de duplicatas.

Le coffre-fort numérique modernise également la marque employeur de l’entreprise, les nouvelles générations attendant de leur entreprise de recevoir le bulletin de paie au format électronique, fonctionnement correspondant à leurs usages digitaux.

Comment créer un coffre-fort numérique ?

Pour créer un coffre-fort numérique, rapprochez-vous d’un partenaire fiable. Celui-ci diagnostiquera l’ensemble de vos documents à stocker pour évaluer la volumétrie nécessaire. Il vous proposera la solution adaptée à votre organisation. Il paramétrera ensuite les flux de travail pour permettre un traitement automatique et assurera sa supervision.

Chez Flexsi, nous proposons à nos clients la plateforme sécurisée Zeendoc. 100 % SaaS avec un accès via un portail web, aucun hardware ni software ne doit être installé. Cela permet un déploiement court dans votre organisation. Sa prise en main par vos collaborateurs est rapide et simple. Toutes les données sont stockées et répliquées dans trois data centers en France pour vous assurer un haut niveau de sécurité et de disponibilité. Demandez une estimation tarifaire au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire de contact à nos spécialistes de la dématérialisation.

Aller plus loin : Comment mettre en place le bulletin de paie électronique ?

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