Comment fonctionne la GED ?

5 octobre 2021

Par dans Environnement de travail

Une solution de GED permet à votre organisation de gagner du temps et d’optimiser ses performances. En effet, elle met en place un système de gestion automatique de l’ensemble des fichiers électroniques d’une entreprise. En outre, accessible depuis l’extérieur, elle favorise et facilite la mise en place du télétravail. Pour facilement la déployer au sein de votre structure, nous allons vous présenter les quatre étapes de fonctionnement de la GED :

  • acquisition ;
  • stockage ;
  • gestion ;
  • diffusion.

Simplifiez la gestion de vos documents professionnels

Automatisez vos processus métiers pour faciliter leur gestion, avec une application SaaS rapide à déployer et simple à prendre en main.

Étape 1 : acquisition

Il existe plusieurs moyens pour intégrer un document électronique dans un système informatique de gestion électronique de document :

  • dématérialisation d’un document papier par numérisation ;
  • création d’un fichier numérique original ;
  • intégration de documents existants créés en interne ou envoyés depuis l’extérieur par échange informatique  

Étape 2 : stockage

Le logiciel de GED stocke le fichier en ligne dans le cadre d’une solution SaaS ou en local pour le cas d’une solution en infrastructure on-premise. Son archivage est géré selon le type de documents : contenu, volume et durée de conservation légale. La solution de GED assure une haute sécurité des informations tout au long du processus.

Étape 3 : gestion

La solution de GED classe automatiquement les fichiers, en s’appuyant sur du machine learning et de l’intelligence artificielle, comme le fait Zeendoc, solution de GED 100 % française.

Elle indexe également tous les documents, même ceux numérisés, grâce à une technologie de reconnaissance des caractères. Cette indexation facilite la recherche documentaire des utilisateurs et améliore la productivité des collaborateurs.

Certaines applications comme Zeendoc permet la mise en place de flux de travail (workflows) automatisés et de circuit de validation avec notification des responsables, l’envoi de données à vos différentes applications métiers, etc.

Étape 4 : diffusion

Une GED simplifie le partage d’informations entre collaborateurs, mais aussi en-dehors de votre organisation. Elle permet ainsi le partage de dossiers ou l’envoi automatique de documents en respectant des scénarios préétablis ou des limites de consultation dans le temps, par exemple.

En conclusion, la GED : un système qui automatise le cycle de vie de vos documents professionnels

La GED automatise le cycle de vie de vos documents professionnels, de leur création à leur archivage. Pour être réussie, celle-ci doit s’appuyer sur un outil performant correctement paramétré afin que chaque fichier suive le bon workflow et puisse être rapidement retrouvé. Nos équipes spécialisées dans la bureautique et la GED se tiennent à votre disposition pour répondre à vos questions complémentaires, vous conseiller et mettre en place la solution adaptée à votre organisation en région parisienne et centre. Contactez-nous au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire en ligne.

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À propos de l'auteur Étienne Bompais-Pham

« Nul ne doit ignorer l’informatique et ses enjeux. » Responsable marketing et communication de Flexsi, Étienne Bompais-Pham fait en sorte de vulgariser les sujets numériques et informatiques les plus complexes que doivent maîtriser toutes les organisations aujourd’hui pour leur assurer sécurité, productivité et succès. Pour y parvenir, il s’appuie sur l’ensemble des talents que comptent les équipes d’experts de Flexsi.

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